📘 सूत्र संख्या 03: फाइल संधारण, मूवमेंट एवं ट्रैकिंग प्रणाली
राजकीय कार्यालयों में कार्यों की निरंतरता, साक्ष्य और पारदर्शिता बनाए रखने हेतु फाइल प्रणाली (File System) को अत्यंत महत्वपूर्ण स्थान प्राप्त है। फाइलें किसी भी कार्यालय के ज्ञान, निर्णय और दस्तावेज़ों का संग्रह होती हैं।
---📂 फाइल संधारण की आवश्यकता
- प्रत्येक प्रशासनिक निर्णय, आदेश, पत्राचार व अनुमोदन का लिखित दस्तावेजीकरण
- भविष्य की समीक्षा, ऑडिट एवं कानूनी सत्यापन के लिए साक्ष्य
- निरंतरता बनाए रखने हेतु पूर्ववर्ती पत्रों, टिप्पणियों व निर्णयों का संकलन
🗂️ फाइल निर्माण प्रक्रिया (File Creation)
- फाइल कवर: जिसमें विभाग का नाम, फाइल विषय, क्रमांक, वर्ष अंकित हो
- नोटशीट: जिस पर टिप्पणियाँ, आदेश, राय लिखी जाती है
- डेमी पेपर: कार्यालय पत्रों की कॉपी जो फाइल में संलग्न होती है
- संलग्नक (Annexure): रिपोर्ट, पत्र, ऑर्डर, प्रतिवेदन आदि
📌 फाइल क्रमांकन प्रणाली (File Numbering System)
फाइल क्रमांकन दो प्रकार से हो सकता है:
- Subject-wise: प्रत्येक विभाग या शाखा का अलग विषय कोड
- Year-wise: जैसे 03/DEO/2025 – तीसरी फाइल, जिला शिक्षा कार्यालय, वर्ष 2025
🔁 फाइल मूवमेंट प्रक्रिया (File Movement)
प्रत्येक फाइल को कार्यालय के भीतर विभाग/शाखा/कार्मिकों के मध्य प्रेषित किया जाता है।
📒 फाइल मूवमेंट रजिस्टर में शामिल जानकारी:
- फाइल क्रमांक
- विषय
- प्रेषित शाखा/कर्मचारी का नाम
- प्रेषण तिथि व समय
- प्राप्ति की पुष्टि (हस्ताक्षर सहित)
यह प्रक्रिया फाइल की ट्रैकिंग और उत्तरदायित्व तय करने में सहायक होती है।
---🖥️ ई-ऑफिस एवं फाइल ट्रैकिंग
राजस्थान सरकार द्वारा e-Office (NIC) एवं RAJKAJ पोर्टल पर फाइल मूवमेंट डिजिटल रूप में किया जा रहा है:
- ई-फाइल क्रिएशन, नोटिंग, स्कैनिंग, ट्रैकिंग की सुविधा
- प्रत्येक अधिकारी के लॉगिन पर फाइल स्थिति उपलब्ध
- फाइल स्वीकृति/अस्वीकृति ऑनलाइन
लिंक: eOffice Portal | RAJKAJ
---🔐 गोपनीय एवं महत्त्वपूर्ण फाइलें
कुछ फाइलें जैसे DPC, ट्रांसफर, जांच आदि गोपनीय मानी जाती हैं।
- इन फाइलों को अलग स्थान पर रखा जाए
- गोपनीयता श्रेणी अंकित हो (Confidential/Secret)
- केवल अधिकृत अधिकारी तक सीमित पहुंच
📚 आवश्यक रजिस्टर व अभिलेख:
- फाइल सूची पंजिका (File Index Register)
- फाइल मूवमेंट रजिस्टर
- पुरानी फाइलों की स्थायी/अस्थायी सूची
- डिस्पोजल रजिस्टर
❓ FAQs
Q1: क्या हर शाखा को अलग फाइल क्रमांक देना चाहिए?
✔ हाँ, इससे व्यवस्था में स्पष्टता रहती है।
Q2: क्या हर फाइल में नोटशीट आवश्यक है?
✔ हाँ, तभी टिप्पणियों व आदेशों का क्रम सुरक्षित रहेगा।
Q3: क्या ई-फाइल में डेमी पेपर संलग्न करने की आवश्यकता होती है?
✔ स्कैन कॉपी के रूप में अवश्य संलग्न की जाती है।
🔚 निष्कर्ष
फाइल संधारण केवल दस्तावेज़ रखने की प्रक्रिया नहीं है, यह कार्यालय की स्मृति, अनुशासन और उत्तरदायित्व का दर्पण है। एक सुव्यवस्थित फाइलिंग प्रणाली से कार्यों में तीव्रता, पारदर्शिता और स्थायित्व आता है।
---Next: सूत्र संख्या 04 – डायरी, डेस्पैच और डाक संधारण प्रक्रिया
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