Sarkari Service Prep™: IMS under IFMS 3.0 – राजस्थान में डिजिटल भंडार प्रणाली

IMS under IFMS 3.0 – राजस्थान में डिजिटल भंडार प्रणाली

📘 आदेश-पत्र संक्षेप : IMS under IFMS 3.0 (राजस्थान सरकार)

🔹 1. IMS क्या है?

IMS यानी Inventory Management System एक डिजिटल स्टॉक प्रबंधन प्रणाली है जिसे IFMS 3.0 के अंतर्गत लागू किया गया है। इसका उद्देश्य सभी सरकारी कार्यालयों में लेखांकन, पारदर्शिता और उत्तरदायित्व सुनिश्चित करना है।

🔹 2. क्रियान्वयन चरण

📅 प्रथम चरण: 11 नवंबर 2024 – चयनित विभागों में
📅 द्वितीय चरण: 15 दिसंबर 2024 – राज्य के सभी विभागों में

🔹 3. कुल 09 मॉड्यूल्स (Modules)

Master Data Management: Category, Items, Store, Supplier आदि का डेटा
Store Receipt: सामग्री प्राप्ति (Supplier, Transfer, Return)
Issuance: सामग्री निर्गमन (Indent, Loan, Transfer)
Non-working Item: अनुपयोगी या क्षतिग्रस्त सामग्री दर्ज करना
Disposal Management: नीलामी/नष्टिकरण प्रक्रिया
Physical Verification: भौतिक सत्यापन और रिपोर्ट
Stock Reconciliation: रिकॉर्ड बनाम वास्तविक स्टॉक का मिलान
Reports and Registers: विभिन्न रजिस्टर – इश्यू, रिसिप्ट, रिपेयर आदि
MIS: विश्लेषणात्मक रिपोर्ट – VED, Warranty, ABC, Consumption आदि

🔹 4. IMS उपयोग हेतु आवश्यक तैयारी

✅ SSO ID & पासवर्ड
💻 कार्यशील डेस्कटॉप/लैपटॉप
🖨️ स्कैनर व प्रिंटर (यदि आवश्यक हो)
🌐 इंटरनेट कनेक्टिविटी
📋 प्रारंभिक स्टॉक डाटा तैयार

🔹 5. लॉगिन प्रक्रिया

https://ifms.rajasthan.gov.in पर जाएं
SSO ID से लॉगिन करें
विभाग का डेस्क व रोल चुनें
"Disbursement Engine" में IMS लिंक पर क्लिक करें

🔹 6. ट्यूटोरियल व गाइड

🎥 "Tutorials Section" में जाकर वीडियो ट्यूटोरियल देखें
📘 User Manual डाउनलोड करें
📌 Annexure-I में स्क्रीनशॉट्स उपलब्ध हैं

📞 संपर्क

अगर किसी प्रकार की सहायता चाहिए तो IMS सपोर्ट टीम से संपर्क करें:
📧 ईमेल: [IMS Support Email]
📱 फोन: +91-XXXXXXXXXX

📝 यह आदेश दिनांक 22.04.2025 को निदेशक, माध्यमिक शिक्षा राजस्थान, बीकानेर द्वारा जारी किया गया।

📄 आदेश–पत्र : मई–जून, 2025

1. Implementation of Inventory Management System (IMS) under IFMS

प्रेषक: निदेशक, माध्यमिक शिक्षा राजस्थान, बीकानेर
शिक्षा/निवेश/सेवा/ई-2/विधान/अनुशासन/IMS पत्रांक : 2801/3/2023–05160 दिनांक : 22.04.2025
संप्रेषित : समस्त संयुक्त निदेशक / जिला शिक्षा अधिकारी (मुख्यालय) – माध्यमिक।

विषय: Implementation of Inventory Management System (IMS) under IFMS

संदर्भ: Joint Secretary, Finance (EAD) Department, Strengthening Public Finance Management System, Jaipur letter No. F4(168)FD/EAD/SPFM-PMU/IMS imp. Status/2025/10272-274 Date 09-04-2025 एवं Finance Secretary (Budget), Finance (Financial Rules) Department Circular No-F1 (8) FD/GF&AR/98 PT-1 November 11, 2024

🔹 निर्देश (Instructions)

उपरोक्त विषय एवं प्रसारणित लेख के क्रम में सभी राजकीय विभागों में स्टोर इन्वेंट्री के लेखांकन एवं पारदर्शिता बढ़ाने के उद्देश्य से राज्य सरकार द्वारा IFMS के भाग के रूप में Inventory Management System (IMS) विकसित किया गया है।

सभी कार्यालयाध्यक्षों को यह सुनिश्चित करना होगा कि उनके अधीनस्थ भागों/कार्यालयों में सभी संबंधित अधिकारी जिनमें मंत्रालय, क्षेत्र प्रमुख अधिकारी, कार्यालयाध्यक्ष, भंडार शाखा, लेखा शाखा आदि शामिल हैं, Inventory Management System (IMS) के सभी 08 मॉड्यूल्स को अपनाएं।

Master Management
Store Receipts
Store Issuance
Non-working Items
Disposal Management
Physical Verification
Stock Reconciliation
Reports and Registers

इस हेतु निर्देश दिया जाता है कि प्रत्येक स्तर हेतु लेख एवं निर्देश भेजे जाएँ। पाठ्य पुस्तिकाएं नीचे दिए गए लिंक से प्राप्त की जा सकती हैं। सभी अधिकारी/अधीनस्थ कर्मचारी/स्टोरकीपर/विभागाध्यक्षों को इन 08 मॉड्यूल्स का प्रयोग करना अनिवार्य होगा।

🧾 Nodal Officer Designation

राज्य सरकार द्वारा पारदर्शिता एवं जवाबदेही सुनिश्चित करने हेतु IFMS 3.0 के अंतर्गत IMS की क्रियान्विति हेतु नोडल अधिकारी नियुक्त किया गया है:

नाम: Additional Director and Project Director (IFMS), Treasuries and Accounts Department, Jaipur
भूमिका: IMS 3.0 के लिए Nodal Officer

विभाग स्तर पर निदेशक (प्रशासन), कार्यालय हाजरी पंजी इत्यादि हेतु समुचित नियुक्तियाँ की जाएँगी।

– (सीताराम जाट)
निदेशक, माध्यमिक शिक्षा राजस्थान, बीकानेर

📘 English Version: Circular Extract

Government of Rajasthan | Finance (Financial Rules) Department
F1 (8) FD/GF&AR/98 PT-1 November 11, 2024

ORDER: Designation of Nodal Officer for Inventory Management System (IMS)

The State Government intends to enhance transparency in accounting and recording of inventories in the stores maintained by offices in all the line-departments. The inventory management system (IMS) has been rolled-out as part of the IFMS 3.0. The Additional Director and Project Director (IFMS), Treasuries and Accounts Department, Rajasthan, Jaipur is hereby designated as the “Nodal Officer” for implementation of the inventory management system (IMS) under IFMS 3.0.

– (Debasish Prusty), Finance Secretary (Budget)

📌 Second Phase Implementation

The second phase will commence on December 15, 2024 in which the inventory management system (IMS) will be rolled out in all the line-departments of the State Government across the state.

It shall be the duty and responsibility of all the Head of Departments (HoDs) and Head of Offices (HoOs) to instruct all officials engaged in stores, including storekeepers, store-in-charge officials, head of offices, to enter the entire legacy data into the inventory management system (IMS) and implement the system in IFMS.

The IMS contains 08 modules: master management, store receipts, store issuance, non-working items, disposal management, physical verification, stock reconciliation, reports and registers.

🔗 Resources & User Manual

👉 User Manual & Implementation Guide:

📑 Annexure-A: IMS Application Module and Sub-Module

S. No.	Module	Sub-module	Key Functionalities
1	Master Data Management	Category master	It maintains the list of main item categories Contains provision to create new category
		Sub-category master	It maintains the list of main item sub-categories against a particular category Contains provision to create new sub-category
		Item master	It maintains the master list of store items within any particular category and sub-category Provision to maintain item nature as Permanent and Consumable items Provision to search any particular item by filters Contains provision to create new item with different attributes
		Section master	It maintains the master list of sections for a particular office where items can be issued Provision to add new section or update information for any existing one
		Store master	It maintains the master list of stores within a particular office in case there are multiple stores maintained in any office Provision to assign or change storekeeper and store-in-charge of the respective store
		Supplier master	It maintains a centralized master list of suppliers from which materials would be received during store receipt entry Provision to add or update any supplier

Source: Finance Department Circular – IMS Application Module (IFMS 3.0)

📦 Annexure-A (Contd.) – Module 2: Store Receipt

S. No.	Module	Sub-module	Key Functionalities
2	Store Receipt	Receipt from supplier	Record store receipt entry for materials received against purchase Upload multiple reference documents (challan copy, invoice, order copy, etc.) Inspect and record accepted/rejected quantities with reasons Save as draft & send for approval Once approved, stock gets updated in system
		Receipt against issue slip	Record materials issued from other office stores Option to un-accept or reject items/quantities Save as draft & forward for approval
		Receipt against return	Record materials returned from repair/service Two options: Repaired or Replaced with new Save as draft & send for approval Approved items added to store stock
		Receipt against loan return	Record return of items earlier issued on loan Applicable across departments or stores Once approved, added to current stock
		Receipt against transfer	Record transfer receipt from other departments/stores Save as draft & forward for approval Once approved, stock gets updated

📤 Module 3: Issuance

S. No.	Module	Sub-module	Key Functionalities
3	Issuance	Issue against indent	Issue materials against raised indents Full or partial issue allowed if stock available Asset code selection in case of permanent items Once approved, deducted from current stock
		Issue without indent (Office Issue)	Issue without indent possible To another store, office section, or employee Stock deducted after approval
		Issue as loan	Issue materials as loan to other department/state Record loan app. no., date, expected return date Attach supporting documents Once approved, stock deducted
		Issue as return	Return issued items to store (due to damage/surplus/etc.) Stock updated post-approval
		Issue as transfer	Transfer materials to other department/store Select name of department or office Stock deducted post-approval

🛠️ Annexure-A (Contd.): Module 4 to 8

S. No.	Module	Sub-module	Key Functionalities
4	Non-working Item	Non-working or damage Item posting	Mark any permanent item as damaged/unserviceable Such items are removed from good stock Can be repaired/replaced/disposed based on condition
5	Disposal Management	Item Disposal	Dispose items recorded as un-serviceable Disposal via Sale, Auction, or Destruction Disposed items permanently removed from store
6	Physical Verification	PV Assessment	Download current inventory list for verification View inventory for verification officer
6	Physical Verification	Update PV result	Upload result of verification Attach supporting docs like verification note
7	Stock Reconciliation	Reconciliation	Reconcile difference between book & physical stock Adjust for excess or shortage Inventory updated with reconciliation number
8	Reports and Registers	Stock Register	Shows opening, receipt, issue, balance Form SRI, SR3 item-wise ledger view Filter by item type, category, date
		Permanent Item Register	Shows allocated asset quantity Employee-wise allocation, asset ID details Multiple filter support
		Indent Register	Indent transactions for selected period
		Indent Item Register	Item-wise indents raised for given period
		Pending Indent Register	Pending indents for issuance
		Receipt Register	Purchase receipts in store Option to view SRN
		Receipt Item Register	Item-wise purchase receipts with quantity
		Issue Register	Store issuance records Option to generate/view issue slip
		Issue Item Register	Issued items by quantity and location
		Non-working Item Register	List of damaged/non-working items
		Repair Item Register	Items returned from service agency
		Loan Issue Register	Loan issued items
		Loan Return Register	Items received as loan return
		Return Issue Register	Returned items from store
		Return Receipt Register	Received items post return
		Transfer Issue Report	Transfer out reports (store to store)
		Transfer Receipt Report	Transfer in reports (store to store)
Disposal Register	Disposed items via auction/destruction
PV Result Report	Reports of physical verifications
Rejection Report	Rejected items log during inspection Filter by party, reason, etc.

🔗 Source: IMS IFMS 3.0 Module Guidelines, Rajasthan Government

📊 Annexure-A (Contd.): Module 9 – MIS

S. No.	Module	Sub-module	Key Functionalities
9	MIS	Obsolete/Un-serviceable report	Displays list of items booked as obsolete/unserviceable Reported via non-working module
		VED analysis report	Generates analysis of Vital, Essential, Desirable (VED) items
		Surplus item register	Shows surplus items lying unused for over a year
		Warranty/Expiry Register	Displays warranty expiry dates for items Filter items by upcoming expiry dates
		Reorder report	Shows item-wise reorder levels Compares: Last year vs current year purchase Last year vs current year consumption Item class, stock, reorder level
		ABC analysis	Classifies items as A, B, C based on consumption value
		Consumption analysis	Shows consumption analysis for selected period

📘 Annexure-B: Using the IMS Application

Sl.	Particulars
1.	Accessing the IMS Application: Visit: https://ifms.rajasthan.gov.in and click on Login Login using existing SSO ID & password Select department desk and role after authentication Click IMS link/icon under “Disbursement Engine” in IFMS 3.0
2.	Preparation before using IMS: Valid SSO credentials Computer/Laptop in working condition Printer & scanner (if needed) Internet/network access to IFMS 3.0 Store item master list & opening balance ready from ledger
3.	Tutorials and Guidelines: After login, go to “Tutorials Section” (left menu) Click “Video Tutorial” View/download User Manual Watch module-wise tutorials (Refer Annexure-I for tutorial screenshots)

📚 IMS under IFMS 3.0 – FAQs (Accordion Format)

IMS (Inventory Management System) एक डिजिटल प्रणाली है जो सरकारी कार्यालयों के भंडारण एवं सामग्री प्रबंधन को पारदर्शी और व्यवस्थित बनाती है।

IFMS (Integrated Financial Management System) राजस्थान सरकार की एक समग्र वित्तीय प्रबंधन प्रणाली है जिसमें बजट, भुगतान, लेखा, स्टोर आदि को एकीकृत किया गया है।

IMS, IFMS 3.0 का एक मॉड्यूल है जो स्टॉक और इन्वेंट्री प्रबंधन हेतु कार्य करता है।

प्रथम चरण – 11 नवंबर 2024 से, द्वितीय चरण – 15 दिसंबर 2024 से पूर्ण राज्य स्तर पर लागू।

सभी सरकारी कार्यालयों, विभागों, संस्थानों और अधीनस्थ कार्यालयों को।

कुल 09 मॉड्यूल – 8 क्रियाशील और 1 MIS रिपोर्टिंग मॉड्यूल।

यह मॉड्यूल Category, Sub-category, Items, Store, Supplier आदि की मूलभूत जानकारी दर्ज करने हेतु है।

यह मॉड्यूल सामग्री की प्राप्ति – Supplier, Transfer, Return – को दर्ज करता है।

यह मॉड्यूल Indent, Loan, Transfer के रूप में सामग्री निर्गमन का रिकॉर्ड रखता है।

इसमें अनुपयोगी, खराब, या नष्ट वस्तुओं को चिह्नित किया जाता है।

अनुपयोगी सामग्री का Auction, Sale या Destruction के माध्यम से निपटान।

यह भौतिक रूप से सामग्री की उपस्थिति व स्थिति की जांच करता है और रिपोर्ट करता है।

जब बहीखाते और वास्तविक स्टॉक में अंतर हो, तब संशोधन हेतु।

सभी गतिविधियों (इश्यू, रिसिप्ट, रिपेयर, ट्रांसफर, आदि) की रजिस्ट्री रिपोर्ट जनरेट करता है।

VED Analysis, Warranty Expiry, Consumption Trends आदि की विश्लेषणात्मक रिपोर्ट के लिए।

https://ifms.rajasthan.gov.in पर जाएं, SSO ID से लॉगिन करें और IMS आइकन चुनें।

स्टोर प्रभारी, लेखा अधिकारी, प्रधानाचार्य, विभागाध्यक्ष आदि।

वह पुराना रिकॉर्ड जिसे IMS प्रणाली में दर्ज किया जाना होता है।

पारदर्शिता, जवाबदेही, डिजिटल स्टॉक मैनेजमेंट, रिपोर्टिंग में सटीकता।

Receipt Against Return अथवा Non-working मॉड्यूल के माध्यम से।

सामग्री की मांग हेतु आवेदन जो स्वीकृति पश्चात निर्गत की जाती है।

Issue as Transfer तथा Receipt against Transfer मॉड्यूल से।

Receipt, Issue, Loan, Repair, Transfer, Disposal, VED, ABC आदि।

IFMS पोर्टल के Tutorials सेक्शन में।

IMS Helpdesk को कॉल करें या विभागीय Support Email पर मेल करें।

रिपोर्टिंग विफलता, सामग्री हानि, लेखा गड़बड़ी, उत्तरदायित्व में कमी।

📞 For support, contact IMS team at (+91- ) or email us at …………………..

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