DDO के दायित्व 2024 | Drawing Disbursing Officer Duties Guide

📅 सोमवार, 22 दिसंबर 2025 📖 3-5 min read

📚 शिक्षा जगत मीडिया प्रस्तुत करता है

आहरण वितरण अधिकारी (DDO) के दायित्व

Drawing & Disbursing Officer - Duties & Responsibilities

✅ Sarkari Service Prep™ – शिक्षा विभाग राजस्थान

📋 DDO Quick Info
पूरा नामDrawing & Disbursing Officer
हिंदी नामआहरण एवं वितरण अधिकारी
नियुक्तिनिदेशालय द्वारा
नियमGF&AR Rule 3(a)
वैधताकार्यालयाध्यक्ष पद तक
स्रोतsarkariserviceprep.com

आहरण वितरण अधिकारी (DDO) वह अधिकारी होता है जिसे सामान्य वित्तीय एवं लेखा नियम (GF&AR) के नियम 3(a) के तहत कार्यालयाध्यक्ष की वित्तीय शक्तियां प्रदत्त की जाती हैं। शिक्षा विभाग में प्रधानाचार्य/संस्था प्रधान को यह अधिकार दिए जाते हैं।

⚠️ महत्वपूर्ण: DDO अधिकार कार्यालयाध्यक्ष के पद पर रहने तक ही वैध रहते हैं। स्थानांतरण/पदमुक्ति पर ये अधिकार स्वतः समाप्त हो जाते हैं।

📋 DDO के मुख्य दायित्व (GF&AR Rule 3(a) के अनुसार)

1️⃣ बिलों पर हस्ताक्षर (Signing Bills)

Drawing and Disbursing Officer के रूप में हस्ताक्षर करना:
• सभी सरकारी कर्मचारियों के वेतन बिल (Pay Bills)
• व्यक्तिगत दावे (Personal Claims) - TA, Medical, LTC आदि
• आकस्मिक व्यय (Contingent Expenditure) के बिल
• कोषागार में प्रस्तुत किए जाने वाले सभी बिल

2️⃣ प्राप्तियों एवं भुगतानों का लेखा (Accounting)

• आहरित राशि से किए गए सभी भुगतानों का हिसाब रखना
• सही पाने वाले (Proper Payee) को वैध रसीद के बदले भुगतान करना
• भुगतान के प्रमाण में रसीद पर प्रमाणित हस्ताक्षर (Attestation) करना
• Double Payment से बचाव सुनिश्चित करना

3️⃣ रोकड़ बही एवं रजिस्टर संधारण (Cash Book & Registers)

निम्नलिखित रजिस्टरों का संधारण एवं हस्ताक्षर करना:
• रोकड़ बही (Cash Book)
• बिल भुनाने हेतु निगरानी रजिस्टर (Register for Watching Encashment of Bills)
• बिल ट्रांजिट रजिस्टर (Bill Transit Register)
• अल्पकालीन अग्रिम रजिस्टर (Register of Short Term Advances)
• आकस्मिक व्यय रजिस्टर (Register of Contingent Expenditure)
• अग्रिम एवं समायोजन रजिस्टर (Register of Advance and Adjustments)
• स्टॉक रजिस्टर (Stock Registers)
• दुर्विनियोग रजिस्टर (Register of Mis-appropriation)
• चेक/ड्राफ्ट/पोस्टल ऑर्डर प्राप्ति एवं निपटान रजिस्टर

4️⃣ आकस्मिक व्यय करना (Contingent Expenditure)

• वित्तीय नियमों के अनुसार आवर्ती (Recurring) व्यय करना
• अनावर्ती (Non-Recurring) आकस्मिक व्यय करना
• सरकार द्वारा समय-समय पर जारी वित्तीय शक्ति प्रत्यायोजन आदेशों का पालन
• आकस्मिक व्यय रजिस्टर में हस्ताक्षर करना

5️⃣ अस्थायी अग्रिम का समायोजन (Adjustment of Advances)

• सरकारी कर्मचारियों को दिए गए अस्थायी अग्रिमों का समायोजन सुनिश्चित करना
• निर्धारित अवधि में अव्ययित शेष की वसूली करना
• नियमानुसार कार्रवाई करना
• TA Advance, Festival Advance, Medical Advance आदि का समय पर समायोजन

6️⃣ सामग्री क्रय एवं संरक्षण (Procurement & Custody)

• भंडार सामग्री का मितव्ययी क्रय (Economical Procurement) सुनिश्चित करना
• उचित लेखांकन एवं अभिरक्षा की व्यवस्था करना
• स्टॉक रजिस्टर में प्रविष्टि एवं सत्यापन
• Dead Stock Register का संधारण

7️⃣ वित्तीय मामलों तक सीमित (Finance Matters Only)

• DDO अधिकार केवल वित्तीय मामलों तक सीमित हैं
• प्रशासनिक मामलों में ये अधिकार लागू नहीं होते
• वित्तीय नियमों एवं आदेशों का सख्ती से पालन आवश्यक

8️⃣ पद छोड़ने तक वैध (Valid till Joining as Head)

• ये आदेश कार्यालयाध्यक्ष के पद पर रहने तक ही वैध हैं
• स्थानांतरण/पदोन्नति/सेवानिवृत्ति पर स्वतः समाप्त
• नए पदस्थापन पर नए DDO आदेश की आवश्यकता
• चार्ज हैंडओवर में सभी रजिस्टरों का भौतिक सत्यापन अनिवार्य

📚 आवश्यक रजिस्टर एवं अभिलेख

क्र. रजिस्टर का नाम उद्देश्य महत्व
1 रोकड़ बही (Cash Book) दैनिक प्राप्ति एवं भुगतान का लेखा अति महत्वपूर्ण
2 बिल भुनाने निगरानी रजिस्टर कोषागार में बिल भेजने व भुगतान की निगरानी अति महत्वपूर्ण
3 बिल ट्रांजिट रजिस्टर बिलों की आवाजाही का रिकॉर्ड महत्वपूर्ण
4 अल्पकालीन अग्रिम रजिस्टर TA/Medical/Festival Advance का रिकॉर्ड अति महत्वपूर्ण
5 आकस्मिक व्यय रजिस्टर Contingent Expenditure का लेखा अति महत्वपूर्ण
6 अग्रिम समायोजन रजिस्टर Advance एवं Adjustment का ट्रैक महत्वपूर्ण
7 स्टॉक रजिस्टर भंडार सामग्री का हिसाब महत्वपूर्ण
8 Dead Stock Register स्थायी परिसंपत्तियों का रिकॉर्ड महत्वपूर्ण
9 दुर्विनियोग रजिस्टर Mis-appropriation Cases का रिकॉर्ड आवश्यक
10 चेक/ड्राफ्ट/MO रजिस्टर भुगतान साधनों का रिकॉर्ड आवश्यक

💰 वित्तीय शक्तियां एवं सीमाएं

✅ DDO की वित्तीय शक्तियां:

  • वेतन एवं भत्तों के बिल तैयार करना व हस्ताक्षर करना
  • आकस्मिक व्यय (निर्धारित सीमा तक)
  • अस्थायी अग्रिम स्वीकृत करना
  • भंडार सामग्री क्रय (निर्धारित सीमा तक)
  • GPF/NPS अग्रिम अनुशंसा करना
  • TA/Medical Bills पारित करना

❌ DDO की सीमाएं:

  • प्रशासनिक आदेश जारी करने का अधिकार नहीं
  • निर्धारित वित्तीय सीमा से अधिक व्यय नहीं कर सकते
  • बिना स्वीकृति के नया पद सृजन नहीं कर सकते
  • अनुमोदन के बिना बजट हेड बदलने का अधिकार नहीं
  • स्थायी पद पर नियुक्ति का अधिकार नहीं

⚠️ ध्यान रखने योग्य महत्वपूर्ण बिंदु

📝 बिल तैयार करते समय

  • सभी कॉलम सही भरें
  • गणना की जाँच करें
  • उचित शीर्ष (Head) का उपयोग करें
  • आवश्यक संलग्नक लगाएं
  • अंकों व शब्दों में राशि मिलान करें

💵 भुगतान करते समय

  • सही व्यक्ति को भुगतान करें
  • वैध रसीद अवश्य लें
  • रसीद पर प्रमाणित हस्ताक्षर करें
  • तुरंत रोकड़ बही में प्रविष्टि करें
  • Double Payment से बचें

📊 रोकड़ बही संधारण

  • दैनिक प्रविष्टि करें
  • प्रतिदिन शेष निकालें
  • मासिक सत्यापन करें
  • बैंक स्टेटमेंट से मिलान करें
  • DDO हस्ताक्षर अनिवार्य

📦 भंडार क्रय करते समय

  • GeM Portal को प्राथमिकता दें
  • कोटेशन लें (जहां आवश्यक)
  • तुलनात्मक विवरण तैयार करें
  • स्टॉक रजिस्टर में प्रविष्टि करें
  • भौतिक सत्यापन करें

🚫 सामान्य गलतियां एवं बचाव

❌ गलती ✅ सही तरीका ⚠️ परिणाम
रोकड़ बही में विलंब से प्रविष्टि उसी दिन प्रविष्टि करें ऑडिट आपत्ति
अग्रिम का समय पर समायोजन न करना निर्धारित अवधि में समायोजन करें वेतन से कटौती
बिना रसीद के भुगतान वैध रसीद लें व प्रमाणित करें व्यक्तिगत जिम्मेदारी
वित्तीय सीमा से अधिक व्यय पूर्व अनुमोदन लें अनुशासनात्मक कार्रवाई
गलत बजट शीर्ष में व्यय सही Head का उपयोग करें ऑडिट आपत्ति
स्टॉक रजिस्टर अपडेट न करना तुरंत प्रविष्टि करें भंडार हानि की जिम्मेदारी

🔍 ऑडिट आपत्तियों से बचाव

🛡️ ऑडिट में सुरक्षित रहने के उपाय:

  1. सभी रजिस्टर अद्यतन रखें
  2. प्रत्येक व्यय का वैध दस्तावेज रखें
  3. नियमों का सख्ती से पालन करें
  4. समय पर रिपोर्ट जमा करें
  5. पिछली आपत्तियों का निराकरण करें
  6. बैंक मिलान नियमित करें
  7. भौतिक सत्यापन समय पर करें

✅ DDO मासिक चेकलिस्ट

☑️ कार्य समय सीमा
☐रोकड़ बही का मासिक सत्यापनमाह की 5 तारीख तक
☐बैंक स्टेटमेंट से मिलानमाह की 10 तारीख तक
☐अग्रिम समायोजन की समीक्षामासिक
☐स्टॉक रजिस्टर अपडेटमासिक
☐आकस्मिक व्यय रजिस्टर जाँचमासिक
☐बजट उपयोग की समीक्षामासिक
☐SIPF/NPS कटौती का मिलानमासिक
☐TDS जमा की पुष्टिमाह की 7 तारीख तक

❓ अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)

Q1. DDO अधिकार कौन देता है?
शिक्षा विभाग में निदेशालय (माध्यमिक/प्रारंभिक) द्वारा GF&AR Rule 3(a) के तहत DDO अधिकार प्रदान किए जाते हैं।
Q2. DDO अधिकार कब तक वैध रहते हैं?
ये अधिकार कार्यालयाध्यक्ष के पद पर रहने तक वैध रहते हैं। स्थानांतरण/पदमुक्ति पर स्वतः समाप्त हो जाते हैं।
Q3. DDO के लिए कौन से रजिस्टर अनिवार्य हैं?
रोकड़ बही, बिल निगरानी रजिस्टर, अल्पकालीन अग्रिम रजिस्टर, आकस्मिक व्यय रजिस्टर, स्टॉक रजिस्टर आदि अनिवार्य हैं।
Q4. अग्रिम समायोजन की समय सीमा क्या है?
सामान्यतः TA Advance 15 दिन में, Medical Advance 1 माह में समायोजित करना होता है। विलंब पर वेतन से कटौती की जाती है।
Q5. DDO की वित्तीय सीमा क्या है?
यह समय-समय पर जारी वित्तीय शक्ति प्रत्यायोजन आदेशों पर निर्भर करती है। वर्तमान आदेश विभागीय वेबसाइट पर उपलब्ध हैं।

📚 शिक्षा जगत मीडिया

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💰 वित्तीय शक्ति सीमाएं (Financial Power Limits)

⚠️ नोट: ये सीमाएं समय-समय पर संशोधित होती रहती हैं। कृपया नवीनतम वित्तीय शक्ति प्रत्यायोजन आदेश देखें। नीचे दी गई सीमाएं सामान्य संदर्भ हेतु हैं।

📊 आकस्मिक व्यय सीमाएं (Contingent Expenditure)

मद (Item) एकल खरीद सीमा वार्षिक सीमा अनुमोदन
स्टेशनरी / कार्यालय सामग्री ₹5,000 ₹25,000 DDO स्वयं
फर्नीचर मरम्मत ₹10,000 ₹50,000 DDO स्वयं
विद्युत मरम्मत ₹5,000 ₹30,000 DDO स्वयं
कंप्यूटर/प्रिंटर मरम्मत ₹10,000 ₹50,000 DDO स्वयं
टेलीफोन/इंटरनेट बिल वास्तविक ₹24,000 DDO स्वयं
समाचार पत्र/पत्रिकाएं वास्तविक ₹6,000 DDO स्वयं
पीने का पानी वास्तविक ₹12,000 DDO स्वयं
₹10,000 से अधिक एकल खरीद - - CBEO/DEO अनुमोदन
₹50,000 से अधिक - - निदेशालय अनुमोदन

💳 अग्रिम सीमाएं (Advance Limits)

अग्रिम प्रकार अधिकतम राशि समायोजन अवधि स्वीकृति अधिकारी
TA Advance (यात्रा अग्रिम) अनुमानित व्यय का 80% 15 दिन DDO
Medical Advance अनुमानित व्यय का 90% 1 माह DDO
Festival Advance ₹10,000 (Class III/IV) 10 किस्तों में DDO
GPF Advance जमा का 75% (अधिकतम 3 बार) 24-60 किस्तें DDO अनुशंसा → SIPF
GPF Withdrawal जमा का 90% (सेवानिवृत्ति से 1 वर्ष पूर्व) - DDO अनुशंसा → SIPF
Contingent Advance ₹5,000 15 दिन DDO

🛒 GeM खरीद नियम (Government e-Marketplace)

₹0 - ₹25,000 Direct Purchase (GeM या Local)
₹25,001 - ₹2,50,000 GeM अनिवार्य (3 Quotations)
₹2,50,001 - ₹25,00,000 GeM Bidding / L1 Procurement
₹25,00,000 से अधिक Open Tender (e-Procurement)

📝 नमूना प्रारूप (Sample Formats)

📒 1. रोकड़ बही प्रारूप (Cash Book Format)

प्राप्ति (RECEIPTS) भुगतान (PAYMENTS)
दिनांक विवरण वाउचर नं. शीर्ष राशि (₹) दिनांक विवरण वाउचर नं. शीर्ष राशि (₹)
01/01/2025 Opening Balance - - 5,000 02/01/2025 Stationery Purchase 01 2202 2,500
05/01/2025 Treasury Receipt TR-123 2202 50,000 05/01/2025 Salary Payment 02 2202 45,000
कुल प्राप्ति: 55,000 कुल भुगतान: 47,500
अंतिम शेष (Closing Balance): ₹7,500
📌 ध्यान दें: रोकड़ बही में प्रतिदिन प्रविष्टि करें। माह के अंत में DDO हस्ताक्षर अनिवार्य। बैंक स्टेटमेंट से मिलान करें।

📋 2. अग्रिम रजिस्टर प्रारूप (Advance Register Format)

क्र. कर्मचारी नाम पदनाम अग्रिम प्रकार स्वीकृति दिनांक राशि (₹) समायोजन तिथि समायोजित राशि शेष/वसूली स्थिति
1 श्री राम प्रसाद व्याख्याता TA Advance 01/01/2025 5,000 12/01/2025 4,800 200 समायोजित
2 श्रीमती सीता देवी LDC Medical Adv. 05/01/2025 15,000 - - 15,000 लंबित
3 श्री मोहन लाल चतुर्थ श्रेणी Festival Adv. 15/10/2024 10,000 किस्तों में 3,000 7,000 वसूली जारी

📄 3. आकस्मिक व्यय बिल प्रारूप (Contingent Bill Format)

राजस्थान सरकार / Government of Rajasthan

आकस्मिक बिल / CONTINGENT BILL

(Form GF&AR-37)

कार्यालय: ________________ बिल संख्या: ________
माह: ________________ दिनांक: ____/____/______
बजट शीर्ष: 2202-02-109-01 कोषागार: ________________
क्र. विवरण वाउचर नं. राशि (₹)
1 स्टेशनरी क्रय 01/2025 2,500.00
2 विद्युत मरम्मत 02/2025 1,800.00
3 टेलीफोन बिल 03/2025 1,200.00
कुल योग: 5,500.00

शब्दों में: पांच हजार पांच सौ रुपये मात्र

_________________

लिपिक/Clerk

_________________

प्रधानाध्यापक

_________________

DDO

📦 4. स्टॉक रजिस्टर प्रारूप (Stock Register Format)

क्र. सामग्री विवरण प्राप्ति दिनांक बिल/वाउचर नं. मात्रा दर (₹) कुल मूल्य (₹) निर्गमन दिनांक निर्गमन मात्रा शेष प्राप्तकर्ता हस्ताक्षर
1 A4 Paper Ream 01/01/2025 Bill-101 10 250 2,500 05/01/2025 2 8 _______
2 Blue Pen (Box) 01/01/2025 Bill-101 5 100 500 10/01/2025 1 4 _______

👁️ 5. बिल भुनाने निगरानी रजिस्टर (Bill Encashment Watch Register)

क्र. बिल प्रकार बिल संख्या राशि (₹) कोषागार भेजने की तिथि टोकन नंबर भुगतान तिथि भुगतान राशि बैंक खाते में जमा स्थिति
1 Salary Bill SB-01/01-25 5,50,000 25/01/2025 T-1234 28/01/2025 5,50,000 29/01/2025 भुगतान हुआ
2 Contingent Bill CB-01/01-25 15,000 27/01/2025 T-1256 - - - प्रक्रियाधीन

📜 संबंधित आदेश एवं नियम (Related Orders & Rules)

📚 महत्वपूर्ण नियम पुस्तिकाएं

क्र. नियम/आदेश विषय लिंक
1 GF&AR (सामान्य वित्तीय एवं लेखा नियम) DDO के सभी वित्तीय अधिकार एवं कर्तव्य 📥 Download
2 RSR (राजस्थान सेवा नियम) वेतन, भत्ते, अवकाश, TA/DA नियम 📥 Download
3 Budget Manual बजट प्रावधान, व्यय नियम 📥 Download
4 Treasury Rules कोषागार प्रक्रिया, बिल जमा नियम 📥 Download
5 SIPF Rules (GPF) GPF अग्रिम एवं आहरण नियम 📥 Download
6 GeM Guidelines सरकारी खरीद नियम 📥 Download

📋 हाल के महत्वपूर्ण आदेश

📌 वित्तीय शक्ति प्रत्यायोजन आदेश 2023

विभिन्न स्तरों पर DDO की वित्तीय शक्तियों का निर्धारण

🔗 आदेश देखें →

📌 GeM खरीद अनिवार्यता आदेश

₹25,000 से अधिक की खरीद GeM पोर्टल से अनिवार्य

🔗 आदेश देखें →

📌 PayManager/IFMS Guidelines

ऑनलाइन बिल प्रोसेसिंग एवं भुगतान प्रक्रिया

🔗 आदेश देखें →

📌 TDS कटौती एवं जमा नियम

ठेकेदारों/आपूर्तिकर्ताओं से TDS कटौती एवं जमा

🔗 आदेश देखें →

📌 NPS कटौती नियम

01.01.2004 के बाद नियुक्त कर्मचारियों हेतु NPS कटौती

🔗 आदेश देखें →

🔗 Quick Reference Portals

📞 महत्वपूर्ण संपर्क (Helpline)

विभाग Helpline Email
PayManager Support 0141-2227352 [email protected]
SIPF Helpdesk 0141-2227733 [email protected]
Treasury Helpline 0141-2227056 [email protected]
GeM Support 1800-419-3436 [email protected]

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Source: sarkariserviceprep.com | शिक्षा जगत मीडिया

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