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आहरण वितरण अधिकारी (DDO) के प्रशासनिक व लेखा संबंधी दायित्व | Rajasthan DDO Rules

आहरण वितरण अधिकारी (DDO) के प्रशासनिक व लेखा संबंधी दायित्व | Rajasthan DDO Rules

यह लेख  विद्यालय/कार्यालयों में कार्यरत आहरण-वितरण अधिकारियों हेतु अनिवार्य जानकारी, GFR नियम और व्यय प्रक्रिया का सार प्रस्तुत करता है।

DDO का मुख्य दायित्व

  • राजकीय धन का व्यय निजी धन से भी अधिक सजगता के साथ करना।
  • सभी भुगतान नियमों के अधीन हों — चाहे स्वयं का वेतन ही क्यों न हो।
  • GFR (General Financial Rules) के अनुसार भुगतान करें।
  • किसी भी भुगतान से पहले लेखा नियमों का परीक्षण करें।

व्यय नीति और अनुशासन

  • 10,000 रुपये तक की खरीद बिना निविदा क्रय समिति के माध्यम से की जा सकती है।
  • 5 लाख रुपये तक की खरीद हेतु निविदा द्वारा न्यूनतम 10 दिन का सार्वजनिक नोटिस दें।
  • सभी खरीद प्रक्रियाएं सीमित बोली, एकल स्त्रोत या खुली निविदा रूप में हों।
  • राजकीय कार्यों की नोटिंग अवश्य करें।
  • विकास कोष व अन्य निधियों के भुगतान में पारदर्शिता और लेखा संतुलन रखें।
  • राजकीय खाते में नकद/चेक/ऑनलाइन भुगतान की प्राथमिकता दें।

SDMC से जुड़े नियम

  • मरम्मत या निर्माण कार्य से पहले SDMC बैठक कर प्रस्ताव प्राप्त करें।
  • ग्राम क्षेत्र में VCR दर लागू नहीं होती — सामग्री:मजदूरी अनुपात 60:40 रखें।
  • विद्यालय को प्राप्त कोई भी आय विकास कोष में जमा करें।
  • पेड़-पौधों से प्राप्त आय भी SDMC द्वारा छात्रहित में प्रयोग करें।

छात्रवृत्ति और ब्याज

  • छात्रवृत्ति राशि का बचा हुआ ब्याज राज्य कोष (राजकोष) में जमा करें।
  • पुरानी छात्रवृत्ति राशि विद्यार्थियों को वितरित करें — संभव न हो तो राजकोष में जमा करें।
  • संचयिका में पड़ी राशि यदि 3 साल पुरानी हो गई हो, तो राज्य कोष में जमा करें।

अनुपयोगी सामग्री का निपटान (Disposal)

  • SR-5 फॉर्म में सूचीबद्ध करें।
  • टेक्निकल सामान के लिए विशेषज्ञ की राय अनिवार्य है।
  • विक्रय मूल्य निर्धारित कर नीलामी करें —
    • ₹30,000 तक: कार्यालयाध्यक्ष द्वारा
    • ₹1 लाख तक: उपविभागाध्यक्ष
    • ₹5 लाख से अधिक: विभागाध्यक्ष
  • कंप्यूटर पर डिप्रिसिएशन दर 60% है।

लेखा अभिलेख व संरक्षण

  • स्थाई सम्पत्तियाँ, संस्थापन रजिस्टर व लोन रजिस्टर स्थायी रखे जाएं।
  • GFR परिशिष्ट-6 के अनुसार रजिस्टर व रिकॉर्ड की समयसीमा निश्चित है।
  • राजकीय विद्यालयों की भवन फाइलों हेतु कोई समाप्ति अवधि नहीं होती।

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FAQs – अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: क्या कच्चे बिल से भुगतान किया जा सकता है?

उत्तर: कच्चे बिल स्वीकार नहीं होते। यदि विकास कोष से किया जाए तो नोटिंग व पूर्ण विवरण जरूरी है।

प्रश्न: विद्यालय को स्वयं आय प्राप्त हो तो क्या करें?

उत्तर: विकास कोष में जमा करें एवं SDMC की सहमति से छात्रहित में उपयोग करें।

प्रश्न: पुरानी छात्रवृत्ति राशि क्या करें?

उत्तर: पहले विद्यार्थियों में वितरण करें, शेष को राज्य कोष में जमा करें।

लेख प्रस्तुति: Sarkari Service Prep™
Facebook: Shivira Official

राजकीय विद्यालयों में अनिवार्य लेखा रजिस्टर व बजट रिकॉर्ड | Rajasthan School Accounts Registers

राजकीय विद्यालयों में पारदर्शी लेखा प्रबंधन हेतु आवश्यक रजिस्टरों की सूची, प्रयोजन व नियमावली सहित।

मुख्य लेखा रजिस्टरों की सूची

रजिस्टर का नाम प्रयोजन प्रपत्र / फॉर्म स्थिति
रोकड़ बही (Cash Book) दैनिक लेन-देन का लेखा Form TR 20 अनिवार्य
बिल रजिस्टर सभी भुगतान विवरण GFR अनुसार अनिवार्य
लेन-देन रजिस्टर विक्रेता, ठेकेदार भुगतान - अनिवार्य
संपत्ति रजिस्टर स्थायी सामग्री का लेखा Form 7 स्थायी
स्टॉक रजिस्टर दैनिक सामग्री आगत-निर्गत Form 10 अनिवार्य
बैंक पासबुक फाइल विकास कोष, SDMC इत्यादि - अनिवार्य
SDMC मीटिंग रजिस्टर प्रत्येक बैठक व प्रस्ताव - अनिवार्य
छात्रवृत्ति वितरण पंजिका छात्रों को भुगतान विवरण TR 42 अनिवार्य
फिक्स डिपॉजिट रजिस्टर FD व ब्याज विवरण - अनिवार्य
वेतन वितरण रजिस्टर कार्मिकों का वेतन/उपस्थिति - अनिवार्य
शुल्क रजिस्टर छात्र शुल्क प्राप्ति/उपयोग - अनिवार्य

प्रपत्र व फार्म नंबर (जहां लागू हो)

  • TR 20 – रोकड़ बही
  • TR 42 – छात्रवृत्ति वितरण
  • Form 7 – संपत्ति पंजिका (Asset Register)
  • Form 10 – स्टॉक रजिस्टर
  • SR-5 – अनुपयोगी सामग्री सूची

रिकॉर्ड रखने की अवधि

अभिलेख अवधि टिप्पणी
स्थायी सम्पत्ति रजिस्टर स्थायी जब तक सामग्री नष्ट न हो
रोकड़ बही / बिल रजिस्टर 10 वर्ष GFR अनुसार
छात्रवृत्ति पंजिका 5 वर्ष वितरण जांच हेतु
बैंक लेन-देन रिकॉर्ड 8 वर्ष ऑडिट हेतु
SDMC बैठक रजिस्टर स्थायी निर्णयों का रेफरेंस

महत्वपूर्ण लिंक व डाउनलोड

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© 2025 | लेख प्रस्तुति: Sarkari Service Prep™
स्रोत: लेखाविधान, GFR, शाला दर्पण दिशा-निर्देश

विद्यालय विकास कोष, PTA और SDMC खातों का लेखा-जोखा कैसे रखें | Rajasthan School Fund Management Guide

यह गाइड राजस्थान के विद्यालयों में लेखा कार्य करने वाले प्रधानाध्यापकों, लेखापालों और DDO के लिए अत्यंत उपयोगी है।

1. विकास कोष का लेखा

  • यह विद्यालय की स्वायत्त निधि होती है, जो अभिभावकों/दानदाताओं से प्राप्त होती है।
  • खर्च की अनुमति SDMC की बैठक द्वारा प्रस्ताव पारित करने के बाद ही दी जाती है।
  • हर लेनदेन रोकड़ बही में दर्ज होना चाहिए — नकद व चेक दोनों का विवरण।
  • चेक भुगतान को प्राथमिकता दें, विशेषकर 1000+ खर्चों पर।
  • रसीद बुक (Numbered) में प्रत्येक प्राप्ति की एंट्री अनिवार्य।

2. PTA (माता-पिता शिक्षक संघ) खाता

  • यह PTA सदस्यों द्वारा निधि जमा करने पर आधारित होता है।
  • इसमें से व्यय PTA की बैठक द्वारा अनुमोदित हो — जैसे कि परीक्षा सामग्री, सांस्कृतिक कार्यक्रम आदि।
  • अलग से रोकड़ बही व बैंक पासबुक रखें।

3. SDMC खाता

  • यह सरकारी अनुदान (जैसे SSA, RMSA) के अंतर्गत आता है।
  • इसका बैंक खाता SDMC के नाम पर होता है — संचालक: प्रधानाध्यापक व अध्यक्ष: अभिभावक प्रतिनिधि।
  • प्रत्येक राशि खर्च से पहले SDMC की बैठक व प्रस्ताव अनिवार्य है।
  • मासिक रिपोर्ट जिला शिक्षा अधिकारी को भेजना जरूरी है।

4. बैंकिंग और नकद नीति

  • सभी खातों हेतु अलग-अलग बैंक पासबुक हों।
  • नकद लेन-देन ₹1000 से कम हो — शेष चेक/NEFT द्वारा हो।
  • प्रत्येक चेक भुगतान हेतु बिल/प्रस्ताव/साक्ष्य संलग्न होना चाहिए।
  • बैंक स्टेटमेंट का मिलान मासिक करें और साइन कर सुरक्षित रखें।

5. GFR अनुसार विद्यालय लेखा के 5 महत्वपूर्ण नियम

  1. कोई भी भुगतान बिना लेखा साक्ष्य या अनुमोदन के न करें।
  2. डुप्लीकेट बिल या कच्चा बिल मान्य नहीं होता।
  3. विकास कोष से तकनीकी सामान खरीदें तो विशेषज्ञ रिपोर्ट जोड़ें।
  4. प्रत्येक भुगतान में खर्च की आवश्यकता, स्वीकृति, और राशि स्पष्ट हो।
  5. प्रत्येक रजिस्टर में हस्ताक्षर, सीरियल नंबर व तारीख अनिवार्य हो।

6. FAQs – अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Q. क्या PTA और विकास कोष एक साथ जोड़े जा सकते हैं?

नहीं, दोनों के खाते, लेखा व उपयोग भिन्न होते हैं।

Q. क्या छात्र सहायता राशि विकास कोष में डाल सकते हैं?

नहीं, ऐसी राशि सरकारी अनुदान के अंतर्गत SDMC खाते में जाएगी।

Q. चेक से भुगतान करने के बाद क्या करें?

बैंक स्टेटमेंट से मिलान करें, भुगतान रजिस्टर में एंट्री करें और पासबुक अपडेट रखें।

विद्यालय लेखा रजिस्टरों के सैंपल एंट्री फॉर्मेट | Sample Entry Formats for School Accounts Registers

यह लेख राजस्थान के विद्यालयों में लेखा कार्य करने वाले प्रधानाध्यापकों, लिपिकों व DDO के लिए व्यावहारिक Entry Formats प्रस्तुत करता है।

1. रोकड़ बही (Cash Book Entry Format)

दिनांक
Date		 रसीद संख्या
Receipt No.		 विवरण
Particulars		 प्राप्त राशि
Amount Received		 व्यय राशि
Amount Spent		 शेष राशि
Balance		 हस्ताक्षर
Sign
05.04.2025 001 PTA सदस्यता शुल्क ₹500 – ₹500 प्रधानाध्यापक
06.04.2025 – पाठ्य सामग्री खरीद – ₹300 ₹200 प्रधानाध्यापक

2. स्टॉक रजिस्टर (Stock Register Entry Format)

क्रम संख्या
S.No.		 सामग्री का नाम
Item Name		 यूनिट
Unit		 दिनांक
Date		 प्राप्त मात्रा
Quantity Received		 उपभोग मात्रा
Quantity Used		 शेष
Balance		 हस्ताक्षर
Sign
1 डस्टर दर्जन 10.04.2025 5 2 3 कार्यालय सहायक
2 चॉक डिब्बा 12.04.2025 10 4 6 प्रधानाध्यापक

3. छात्रवृत्ति वितरण पंजिका (Scholarship Distribution Register)

क्रम संख्या
S.No.		 छात्र का नाम
Student Name		 कक्षा
Class		 बैंक खाता संख्या
Bank A/C		 राशि
Amount		 हस्ताक्षर
Signature
1 राम कुमार VIII 1234567890 ₹1500 राम कुमार
2 सीमा IX 2233445566 ₹1500 सीमा

4. संपत्ति रजिस्टर (Asset Register Format)

क्रम संख्या
S.No.		 सामग्री
Item		 मॉडल/संख्या
Model/No.		 खरीदी दिनांक
Purchase Date		 मूल्य
Price		 स्थिति
Condition		 स्थान
Location		 हस्ताक्षर
Sign
1 प्रोजेक्टर Epson X200 15.06.2022 ₹45000 कार्यशील कक्षा 8 ICT सहायक
2 कुर्सी लकड़ी 12.02.2021 ₹1200 टूटी हुई प्रधानाध्यापक कक्ष प्रधानाध्यापक

5. Excel Sheet Headings (Auto Template Format)

Register Suggested Column Headings
Cash Book Date, Receipt No, Particulars, Amount In, Amount Out, Balance, Verified By
Stock Register Item Name, Unit, Opening Stock, Received, Used, Closing Stock, Verified On, Remarks
Scholarship Student Name, Class, Bank A/C, Amount, Date of Credit, Signature
Asset Item, Purchase Date, Quantity, Unit Cost, Total Cost, Condition, Room, Verified On

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विकास कोष वार्षिक बजट फॉर्मेट व लेखा रिपोर्ट कार्ड | School Vikas Kosh Annual Budget & Ledger Format

यह पोस्ट राजकीय विद्यालयों के विकास कोष, PTA, SDMC लेखा के व्यवस्थित बजट व लेखा रिपोर्ट तैयार करने हेतु उपयोगी टेम्पलेट प्रस्तुत करती है।

1. वार्षिक बजट फॉर्मेट | Annual Budget Format

क्रम
S.No.		 वर्ग/शीर्ष
Category/Head		 प्रस्तावित राशि
Proposed Amount		 स्वीकृत राशि
Approved Amount		 प्राप्त राशि
Amount Received		 व्यय राशि
Amount Spent		 शेष
Balance
1 मरम्मत कार्य ₹20,000 ₹20,000 ₹20,000 ₹15,000 ₹5,000
2 पेयजल व्यवस्था ₹5,000 ₹5,000 ₹5,000 ₹3,500 ₹1,500
3 पुस्तकालय ₹10,000 ₹10,000 ₹10,000 ₹10,000 ₹0
कुल योग / Total ₹35,000 ₹35,000 ₹35,000 ₹28,500 ₹6,500

नोट: इस बजट को विद्यालय विकास योजना (SDP) के अनुरूप तैयार करें। सभी खर्चे SDMC की बैठक में अनुमोदित हों।

2. लेखा रिपोर्ट कार्ड | Yearly Ledger Summary Format

माह
Month		 प्राप्त राशि
Amount Received		 व्यय राशि
Amount Spent		 शेष राशि
Balance		 महत्वपूर्ण व्यय विवरण
Key Expenditure Description
अप्रैल ₹5,000 ₹2,500 ₹2,500 खेल सामग्री
मई ₹10,000 ₹6,000 ₹6,500 मरम्मत कार्य
जून ₹0 ₹2,000 ₹4,500 डस्टर, चॉक
जुलाई ₹15,000 ₹9,000 ₹10,500 ICT सामग्री
कुल ₹30,000 ₹19,500 ₹10,500 –

नोट: यह रिपोर्ट PTA, SDMC व स्कूल ऑडिट हेतु प्रस्तुत की जा सकती है।

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© 2025 | Source: SSA Rajasthan, DSE Orders, GFR Guidelines
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विद्यालय विकास कोष की ऑडिट रिपोर्ट व लेखा परीक्षण हेतु दस्तावेजों की सूची

यह लेख राजकीय विद्यालयों में लेखा परीक्षण (Audit) हेतु प्रस्तुत होने वाली रिपोर्ट व संबंधित दस्तावेजों की प्रोफेशनल सूची प्रदान करता है।

1. विकास कोष ऑडिट रिपोर्ट नमूना (Sample Audit Report Format)

विवरण
Particular		 राशि (₹)
Amount (₹)		 टिप्पणी
Remarks
विकास कोष में प्राप्त राशि 50,000 SDMC, PTA, दानदाताओं से
वर्षभर में व्यय 38,500 मरम्मत, स्टेशनरी, ICT
शेष राशि 11,500 बैंक पासबुक अनुसार
रसीद बुकों की कुल संख्या 03 क्रमानुसार उपयोग
रोकड़ बही पूर्ण है? Yes हस्ताक्षर व मिलान स्पष्ट
बैंक पासबुक मिलान Yes अप्रैल–मार्च तक
स्टॉक रजिस्टर स्थिति उपलब्ध ICT व स्टेशनरी अद्यतन
संपत्ति रजिस्टर Yes 2020 से अद्यतन
निष्कर्ष लेखा कार्य संतोषजनक पाया गया। दस्तावेज़ पूर्ण व सत्यापित हैं।

नोट: यह रिपोर्ट लेखा निरीक्षण/SDMC/ब्लॉक स्तरीय मॉनिटरिंग टीम हेतु प्रस्तुत की जाती है।

2. लेखा परीक्षण हेतु आवश्यक दस्तावेजों की सूची

क्रम
S.No.		 दस्तावेज़ का नाम
Document Name		 स्थिति
Availability
1 रोकड़ बही (Cash Book) पूर्ण व हस्ताक्षरित
2 स्टॉक रजिस्टर ICT व स्टेशनरी दोनों
3 संपत्ति रजिस्टर नवीन सामग्री अद्यतन
4 रसीद बुकें क्रमानुसार
5 बैंक पासबुक (विकास/SDMC/PTA) मार्च तक अद्यतन
6 SDMC बैठक रजिस्टर प्रत्येक प्रस्ताव हेतु
7 बिल फाइल / व्यय साक्ष्य बिल, स्वीकृति व प्रस्ताव संलग्न
8 लेखा मिलान विवरण (Bank Reconciliation) प्रत्येक माह का
9 वर्षवार Ledger / रिपोर्ट Auto Format या हाथ से
10 छात्रवृत्ति वितरण रिकॉर्ड (यदि लागू हो) पूर्ण रजिस्टर

नोट: दस्तावेजों की कॉपी सुरक्षित रखें। मूल निरीक्षण हेतु उपलब्ध हों।

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विद्यालय लेखा ऑडिट फाइल इंडेक्स फॉर्मेट | School Audit File Index Format

यह लेख विद्यालय लेखा रिकॉर्ड को व्यवस्थित ढंग से ऑडिट हेतु तैयार रखने के लिए एक मानक फाइल इंडेक्स प्रारूप प्रदान करता है।

1. लेखा फाइल इंडेक्स सूची (Audit File Index Table)

क्रम
S.No.		 फाइल का नाम
File Name		 फाइल कोड
File Code		 स्थिति
Status
1 रोकड़ बही (Cash Book) F-01 पूर्ण / हस्ताक्षरित
2 स्टॉक रजिस्टर F-02 प्रविष्टियाँ अद्यतन
3 संपत्ति पंजिका F-03 2020 से अपडेटेड
4 रसीद बुक (Used + Blank) F-04 क्रमानुसार
5 बैंक पासबुक (विकास/PTA/SDMC) F-05 मार्च तक अपडेटेड
6 SDMC बैठक प्रस्ताव रजिस्टर F-06 हर बैठक की कॉपी
7 व्यय बिल फाइल + अनुमोदन पत्र F-07 क्रमबद्ध संलग्नक
8 वर्षवार लेखा रिपोर्ट (Ledger) F-08 Excel/Printed
9 छात्रवृत्ति वितरण पंजिका F-09 उपलब्ध (यदि लागू)
10 ऑडिट रिपोर्ट / निरीक्षण टिप्पणियाँ F-10 पिछले 3 वर्षों तक
11 प्रारूप – प्रस्ताव/व्यय अनुमोदन फॉर्म F-11 Blank + Filled
12 ऑनलाइन लेन-देन प्रिंटआउट (NEFT) F-12 बैंक रसीद सहित

2. फाइल प्रबंधन पर सुझाव (Tips for File Management)

  • हर फाइल पर स्पष्ट कोड व नाम लिखें (जैसे F-01 Cash Book)
  • हर पृष्ठ पर क्रमांक, तारीख, हस्ताक्षर सुनिश्चित करें
  • ऑडिट से 10 दिन पूर्व फाइल रिव्यू कर लें
  • ऑनलाइन बैंक स्टेटमेंट्स व पासबुक मिलान करें
  • प्रत्येक फाइल में Index Page लगाएँ – सामग्री सूची सहित

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विद्यालय लेखा निरीक्षण चेकलिस्ट, SSA अनुदान लेखा फॉर्मेट व SDMC बैठक ड्राफ्ट

यह लेख तीन प्रमुख व्यावहारिक फॉर्मेट प्रस्तुत करता है – लेखा/ऑडिट निरीक्षण हेतु चेकलिस्ट, SSA अनुदान फॉर्मेट, व PTA/SDMC बैठक प्रस्ताव ड्राफ्ट।

1. लेखा निरीक्षण चेकलिस्ट (Audit Inspection Checklist Format)

क्रम
S.No.		 निरीक्षण बिंदु
Inspection Point		 स्थिति (✓ / ✗) टिप्पणी
1 रोकड़ बही अद्यतन है
2 स्टॉक रजिस्टर पूर्ण है
3 सभी SDMC प्रस्ताव फाइल में हैं
4 बैंक पासबुक व स्टेटमेंट मिलान
5 छात्रवृत्ति वितरण रजिस्टर अद्यतन
6 Mid-Day Meal रजिस्टर मौजूद
7 शिक्षक उपस्थिति रजिस्टर
8 ICT/Library सामग्री सत्यापन
---

2. SSA / RTE अनुदान लेखा फॉर्मेट (Grant Expenditure Format)

क्रम
S.No.		 अनुदान शीर्ष राशि प्राप्त (₹) व्यय (₹) शेष (₹) प्रमुख उपयोग
1 विद्यालय मरम्मत (Maintenance Grant) ₹10,000 ₹8,400 ₹1,600 छत लीक मरम्मत
2 शैक्षिक सामग्री (TLM) ₹5,000 ₹5,000 ₹0 गणित किट, चार्ट
3 बालिका स्वच्छता (GPI) ₹3,000 ₹2,500 ₹500 हाइजीन किट
---

3. PTA / SDMC बैठक प्रस्ताव व Minutes Format

बैठक दिनांक: 15 अप्रैल 2025
स्थान: प्रधानाध्यापक कक्ष
अध्यक्ष: श्रीमती सुमन देवी (अभिभावक प्रतिनिधि)
उपस्थिति: 9 सदस्य (संपूर्ण कोरम पूर्ण)

प्रस्ताव संख्या – 01: विद्यालय भवन मरम्मत हेतु ₹8,000 की राशि विकास कोष से स्वीकृत की जाती है।

प्रस्ताव संख्या – 02: ₹5,000 की राशि से कंप्यूटर कक्षा हेतु UPS क्रय किया जाएगा।

निर्णय: दोनों प्रस्ताव सर्वसम्मति से पारित। लेखा अभिलेखों में प्रविष्टि हेतु निर्देशित।

हस्ताक्षर:
अध्यक्ष: ___________
सचिव: ___________
DDO: ___________

---

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विद्यालय वार्षिक रिपोर्ट प्रारूप | Annual School Report Format (Rajasthan Standard)

यह वार्षिक रिपोर्ट फॉर्मेट SSA, RMSA व शिक्षा निदेशालय के समक्ष प्रस्तुत करने हेतु उपयोगी दस्तावेज़ है।

1. विद्यालय की सामान्य जानकारी

  • विद्यालय का नाम: राजकीय उच्च प्राथमिक विद्यालय, जोधपुर
  • UDISE कोड: 08170300507
  • ब्लॉक: लूणी
  • जिला: जोधपुर
  • प्रधानाध्यापक का नाम: श्रीमती अंजना शर्मा
  • मोबाइल नंबर: 9876543210

2. छात्रों की विवरणी

कक्षा लड़के लड़कियाँ कुल
कक्षा 1 18 21 39
कक्षा 2 20 19 39
कक्षा 3 22 18 40
कुल 60 58 118

3. वित्तीय व्यय स्थिति

अनुदान शीर्ष राशि प्राप्त (₹) व्यय (₹) शेष (₹)
SSA मरम्मत अनुदान 10,000 9,800 200
विद्यालय विकास कोष 18,000 14,500 3,500
PTA निधि 3,000 2,200 800
कुल 31,000 26,500 4,500

4. शैक्षिक उपलब्धियाँ

  • राज्य स्तरीय विज्ञान मेले में 2 छात्रों का चयन
  • प्रभातफेरी और गीता प्रतियोगिता में प्रथम स्थान
  • विद्यालय में समेकित मूल्यांकन सफलतापूर्वक लागू
  • NTSE / NMMS की तैयारी हेतु 18 विद्यार्थियों का नामांकन

5. निर्माण / भौतिक विकास

  • बालक शौचालय की मरम्मत (₹6,000 व्यय)
  • एक अतिरिक्त कक्षा कक्ष हेतु प्रस्ताव SDMC द्वारा भेजा गया
  • पेयजल हेतु RO संयंत्र स्थापित

6. समस्याएँ व सुझाव

  • कक्षा 8 हेतु स्मार्ट क्लास की आवश्यकता
  • स्कूल में पुस्तकालय कक्ष का अभाव
  • एक अतिरिक्त चपरासी की आवश्यकता

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© 2025 | Prepared as per Rajasthan SSA, SDMC, BEEO Guidelines
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विद्यालय विकास कोष हेतु बैंकिंग प्रक्रिया | School Vikas Kosh Banking Process

यह पोस्ट विकास कोष, PTA, SDMC खातों की बैंकिंग व्यवस्था को चरणबद्ध रूप में समझाता है — Rajasthan SSA के अनुसार।

1. खाता खोलने की प्रक्रिया

  • SDMC खाते के नाम पर — दो हस्ताक्षरी अधिकारी: प्रधानाध्यापक + अध्यक्ष (अभिभावक)
  • विकास कोष खाता अलग रखा जाए (Savings Account Recommended)
  • विद्यालय के नाम पर PAN अनिवार्य नहीं, लेकिन बैंक इसे आधार से जोड़ता है।
  • RTGS/NEFT की सुविधा चालू करवाना उचित रहता है।

2. चेकबुक का उपयोग

बिंदु विवरण
चेकबुक नियंत्रण प्रत्येक पन्ने का क्रमांक दर्ज करें, उपयोग व शेष स्पष्ट रखें।
संयुक्त हस्ताक्षर हर चेक पर दोनों प्राधिकृत अधिकारियों के हस्ताक्षर आवश्यक।
प्राप्तकर्ता का नाम “A/C Payee Only” और पूरा नाम लिखें — नगद चेक से बचें।
भुगतान सीमा ₹1000 से अधिक भुगतान चेक/NEFT से ही हो।

3. बैंक पासबुक व स्टेटमेंट मिलान

  • प्रत्येक माह के अंत में पासबुक अपडेट करवाएं
  • Cash Book में दर्ज हर भुगतान का मिलान करें
  • यदि अंतर मिले, तो "Bank Reconciliation Statement" बनाएं
  • ऑडिट के समय 12 माह की पासबुक की फोटो कॉपी साथ रखें

4. सुरक्षा व उत्तरदायित्व

  • चेकबुक अलमारी में बंद रखें, सिर्फ प्रधानाध्यापक के नियंत्रण में
  • कोई भी चेक हस्ताक्षरित स्थिति में बिना तारीख या नाम न छोड़ें
  • यदि चेक गुम हो जाए — तत्काल बैंक व BEEO को सूचित करें
  • सभी भुगतान प्रस्तावित व अनुमोदित SDMC बैठक द्वारा ही हों

5. ऑडिट व रिकॉर्ड संभाल

दस्तावेज़ स्थिति
पासबुक की प्रतियां (12 माह) फाइल क्रमांक F-05 में
Bank Reconciliation Statement प्रत्येक माह की कॉपी
रोकड़ बही हर चेक की प्रविष्टि स्पष्ट
चेकबुक उपयोग रजिस्टर शुरुआत से अंत तक सीरियल में
ऑडिट टिप्पणियाँ (यदि कोई) फाइल F-10 में संलग्न

Download करें इस बैंकिंग प्रक्रिया का Editable PDF + Register Format:

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Google Sheet Setup Guide | विद्यालय लेखा ऑनलाइन रिकॉर्ड प्रक्रिया

यह गाइड विद्यालय स्तर पर लेखा रजिस्टर, कैशबुक, विकास कोष, छात्रवृत्ति इत्यादि को मोबाइल/PC पर Google Sheet के माध्यम से संचालित करने हेतु तैयार की गई है।

1. Google Sheet प्रारंभ कैसे करें

  1. Gmail ID से Google Sheets खोलें
  2. “Blank Spreadsheet” चुनें और Sheet का नाम दें: “Vikas Kosh Ledger 2025-26”
  3. नीचे Tabs में अलग-अलग शीट बनाएं जैसे:
    • Cash Book
    • Stock Register
    • Scholarship
    • Asset Register

2. कॉलम हेडिंग्स + Auto Formula

Cash Book Sheet Format:
Date Receipt No. Particulars Amount In Amount Out Balance
05-Apr-2025 001 PTA शुल्क 500 – =SUM(D2)-SUM(E2)
Stock Register: Item Name, Unit, Opening, Received, Used, Balance (`=D2+E2–F2`) Scholarship: Name, Class, Bank A/C, Amount, Disbursed On Asset: Item, Quantity, Purchase Date, Unit Cost, Total Cost (`=Qty*Unit`) ---

3. शेयरिंग व एक्सेस नियंत्रण

  • शीट ऊपर दाईं ओर "Share" बटन से शेयर करें
  • Viewer: BEEO / ऑडिट टीम (केवल देखने हेतु)
  • Editor: केवल प्रधानाध्यापक और लेखा प्रभारी
  • Sheet की कॉपी बनाकर मासिक बैकअप रखें
---

4. सुरक्षा और बैकअप

  • Sheet को केवल “Google Drive” में सेव करें
  • महत्वपूर्ण Sheet को PDF में Download कर Hardcopy रखें
  • Monthly Backup Google Drive Folder में रखें
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