राजस्थान के माध्यमिक शिक्षा विभाग में नव नियुक्त या कार्यग्रहण कर चुके कार्मिकों के वेतन आहरण से पहले IFMS 3.0 पर उनकी ID Approve कराना आवश्यक होता है। इसी प्रक्रिया को सुव्यवस्थित और त्वरित बनाने के लिए कार्यालय निदेशक, माध्यमिक शिक्षा, राजस्थान, बीकानेर की ओर से महत्वपूर्ण निर्देश जारी किए गए हैं। इस आदेश में स्पष्ट किया गया है कि विद्यालय/कार्यालय स्तर पर रिक्वेस्ट ID Generate करने के बाद कौन-कौन से दस्तावेज अपलोड करने होंगे, HOD स्तर पर स्वीकृति कैसे होगी, और यदि दस्तावेज अधूरे हों तो Request को Revert/Reject कैसे किया जाएगा।

यह आदेश उन सभी Drawing and Disbursing Officers, विद्यालय प्रधानों, कार्यालयाध्यक्षों, HOD स्तर के अधिकारियों और नव नियुक्त कार्मिकों के लिए अत्यंत उपयोगी है, जिन्हें वेतन आहरण से पहले IFMS 3.0 पर डिजिटल अनुमोदन की प्रक्रिया पूर्ण करनी होती है। आदेश में यह भी स्पष्ट किया गया है कि पहले किसी अन्य अधिकारी की ID पर भेजी गई लंबित रिक्वेस्ट पर अब कोई कार्यवाही नहीं की जाएगी और नई रिक्वेस्ट सही अधिकारी की ID पर पुनः Generate करनी होगी।

आदेश किस कार्यालय से जारी हुआ?

यह आदेश कार्यालय निदेशक, माध्यमिक शिक्षा, राजस्थान, बीकानेर से जारी किया गया है। पत्र में समस्त आहरण एवं वितरण अधिकारियों, माध्यमिक शिक्षा विभाग, राजस्थान को संबोधित करते हुए IFMS 3.0 पर नई नियुक्ति/कार्यग्रहण कार्मिकों की ID Approve करने के संबंध में स्पष्ट प्रशासनिक निर्देश दिए गए हैं। पत्र क्रमांक शिविरा-माध्य/बजट/बी-4/25590/2026-27/Part File (1) अंकित है और दिनांक As in E-Sign लिखा गया है।

इस पत्र में संदर्भ के रूप में शासन के पत्र क्रमांक प.1(69)वित्त/राजस्व/10, जयपुर, दिनांक 10.04.2026 का भी उल्लेख है। इससे स्पष्ट होता है कि यह दिशा-निर्देश राज्य स्तरीय वित्तीय प्रशासनिक प्रक्रिया के अनुरूप जारी किए गए हैं।

IFMS 3.0 पर ID Approve कराने की आवश्यकता क्यों है?

माध्यमिक शिक्षा विभाग में जब कोई नया कर्मचारी नियुक्त होता है और वह कार्यग्रहण कर लेता है, तब उसके वेतन आहरण से पहले उसकी पहचान, सेवा-संबंधी अभिलेख और बैंकिंग जानकारी का IFMS 3.0 पर सत्यापन आवश्यक हो जाता है। इसी के लिए संबंधित विद्यालय/कार्यालय रिक्वेस्ट ID Generate कर विभागाध्यक्ष/निदेशालय को Online Request भेजता है। निदेशालय स्तर पर उस रिक्वेस्ट का परीक्षण कर ID Approve की जाती है।

ID Approve होने के बाद ही कर्मचारी के वेतन, सेवा अभिलेख और वित्तीय प्रविष्टियों की आगे की प्रक्रिया सही ढंग से संचालित हो पाती है। इसलिए यह केवल औपचारिकता नहीं, बल्कि वेतन निर्गमन और रिकॉर्ड सत्यापन की अनिवार्य प्रशासनिक प्रक्रिया है।

विद्यालय/कार्यालय को कौन-कौन से दस्तावेज अपलोड करने होंगे?

आदेश के अनुसार जब विद्यालय या कार्यालय किसी नव नियुक्त कार्मिक की रिक्वेस्ट ID Generate कर Approve हेतु HOD को भेजेगा, तब उसके साथ निम्न सभी दस्तावेज अनिवार्य रूप से अपलोड करने होंगे। दस्तावेज रंगीन और स्पष्ट होने चाहिए। छायाप्रति मान्य नहीं होगी। सभी फाइलें PDF format में और अधिकतम 2 MB आकार में Online Submit करनी होंगी।

• आधार कार्ड — पूर्ण पते सहित
• पैन कार्ड
• जन्म तिथि प्रमाण-पत्र
• एकल/संयुक्त पासपोर्ट साइज फोटो
• विवाह प्रमाण-पत्र — यदि कर्मचारी विवाहित हो
• नियुक्ति आदेश
• कार्यग्रहण रिपोर्ट
• बैंक पासबुक के मुख्य पृष्ठ की प्रति अथवा कैंसिल चेक की प्रति

ID किस अधिकारी स्तर पर Approve की जाएगी?

आदेश में स्पष्ट किया गया है कि शासन के प्रारंभिक पत्रानुसार श्रीमती डॉ. ज्योति बाला व्यास, वित्तीय सलाहकार का पदस्थापन माध्यमिक शिक्षा निदेशालय, बीकानेर में वित्तीय सलाहकार के रिक्त पद पर किया गया है। इसलिए Online Request अब HOD स्तर पर ज्योति बाला व्यास, वित्तीय सलाहकार की ID पर प्राप्त होने के बाद आवश्यक दस्तावेजों का मिलान कर Approve की जाएगी।

यदि दस्तावेज पूर्ण, स्पष्ट और सही पाए जाते हैं, तो संबंधित कर्मचारी की IFMS 3.0 ID Approve कर दी जाएगी। लेकिन यदि रिकॉर्ड में कोई कमी, विसंगति, अपूर्ण जानकारी या अस्पष्ट दस्तावेज पाए जाते हैं, तो वही ID Revert या Reject कर दी जाएगी।

पुरानी लंबित रिक्वेस्ट के बारे में क्या निर्देश दिए गए हैं?

आदेश का सबसे महत्वपूर्ण बिंदु यह है कि यदि इस पत्र के जारी होने से पहले किसी नव नियुक्त कर्मचारी की रिक्वेस्ट ID Generate कर संजय धवन या मीना सोनगरा, वित्तीय सलाहकार की ID पर भेजी गई थी, तो अब उस रिक्वेस्ट ID पर कोई कार्यवाही नहीं की जाएगी।

ऐसे मामलों में संबंधित विद्यालय/कार्यालय को पुरानी लंबित रिक्वेस्ट को छोड़कर नई रिक्वेस्ट ID Generate करनी होगी और उसे ज्योति बाला व्यास, वित्तीय सलाहकार की ID पर भेजना होगा। इसका सीधा अर्थ यह है कि पुराने चैनल पर भेजे गए आवेदन स्वतः आगे नहीं बढ़ेंगे। प्रक्रिया फिर से सही अधिकारी के नाम से करनी होगी।

विद्यालय/कार्यालय के लिए चरणबद्ध कार्यवाही

1. नव नियुक्त/कार्यग्रहण कार्मिक का संपूर्ण रिकॉर्ड तैयार करें।
2. सभी अनिवार्य दस्तावेज रंगीन, स्पष्ट और PDF format में स्कैन करें।
3. प्रत्येक PDF का आकार 2 MB के भीतर रखें।
4. IFMS 3.0 पर संबंधित कर्मचारी की Request ID Generate करें।
5. सभी दस्तावेजों सहित Online Submit करें।
6. Request सही HOD स्तर, अर्थात् ज्योति बाला व्यास, वित्तीय सलाहकार की ID पर भेजें।
7. यदि पहले किसी अन्य ID पर Request भेज दी गई थी, तो नई Request Generate करें।
8. Approve/Revert/Reject की स्थिति नियमित रूप से जांचते रहें।

यह आदेश किनके लिए सबसे अधिक उपयोगी है?

• नव नियुक्त शिक्षक और कर्मचारी
• कार्यग्रहण कर चुके लेकिन वेतन निर्गमन की प्रतीक्षा में कार्मिक
• विद्यालय प्रधान और कार्यालयाध्यक्ष
• Drawing and Disbursing Officers
• IFMS 3.0 पर कर्मचारी ID Approve से जुड़े लिपिकीय/वित्तीय कर्मचारी

यदि किसी विद्यालय या कार्यालय में नए कर्मचारी की ID Approval लंबित है, तो यह आदेश व्यावहारिक रूप से अत्यंत महत्वपूर्ण है, क्योंकि इसके बिना वेतन प्रक्रिया समय पर शुरू नहीं हो पाएगी।

निष्कर्ष

माध्यमिक शिक्षा निदेशालय, राजस्थान, बीकानेर द्वारा जारी यह आदेश IFMS 3.0 पर नव नियुक्त और कार्यग्रहण कर चुके कार्मिकों की ID Approval प्रक्रिया को स्पष्ट, केंद्रीकृत और व्यवस्थित बनाता है। अब विद्यालय/कार्यालय को यह सुनिश्चित करना होगा कि सभी अनिवार्य दस्तावेज सही प्रारूप में अपलोड हों, रिक्वेस्ट सही अधिकारी की ID पर भेजी जाए और पुराने लंबित आवेदन पर निर्भर रहने के बजाय आवश्यक होने पर नई Request Generate की जाए।

व्यवहारिक रूप से यह आदेश वेतन आहरण, सेवा रिकॉर्ड सत्यापन और डिजिटल प्रशासनिक प्रक्रिया को गति देने वाला है। इसलिए जिन संस्थानों में नए कार्मिकों की ID अभी Approve नहीं हुई है, उनके लिए इस आदेश के अनुरूप तत्काल कार्रवाई करना आवश्यक है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)