राजस्थान में ट्रांसफर के बाद कार्यभार ग्रहण एवं हस्तांतरण के नियम: चार्ज कहाँ, कब और कैसे दिया जाए?
सरकारी कर्मचारी, अधिकारी, कार्यालयाध्यक्ष, DDO एवं स्थापना शाखा के लिए Charge Taking Over, Handing Over, Joining Report और Charge Report की विस्तृत व्यावहारिक मार्गदर्शिका
राजस्थान सरकार में स्थानांतरण आदेश जारी होने के बाद केवल कर्मचारी का एक स्थान से दूसरे स्थान पर पहुँचना पर्याप्त नहीं होता। पुराने पद से विधिवत कार्यमुक्त होना, आवश्यक अभिलेख एवं संपत्ति सौंपना, नए पद पर उपस्थित होना, कार्यभार ग्रहण करना और संबंधित अधिकारियों को इसकी सूचना भेजना—ये सभी अलग-अलग प्रशासनिक चरण हैं।
व्यवहार में अक्सर यह प्रश्न उठता है कि कार्यभार कहाँ दिया जाए, नए अधिकारी के पहुँचने पर पुराने अधिकारी को कितने समय में चार्ज देना चाहिए, दोनों की उपस्थिति आवश्यक है या नहीं, पुराने अधिकारी के अनुपस्थित रहने पर नया अधिकारी पद का कार्यभार कैसे ग्रहण करे और Charge Report किन अधिकारियों को भेजी जाए।
राजस्थान सेवा नियम द्वितीय खंड के Appendix-I में इन प्रश्नों की मूल प्रशासनिक व्यवस्था दी गई है। इस लेख में उसी व्यवस्था को सरल भाषा, कार्यालयीय प्रक्रिया, उदाहरण, प्रारूप, जिम्मेदारी, संभावित विवाद और Audit Alert के साथ समझाया जा रहा है।
संक्षेप में सीधा उत्तर
सामान्य नियम के अनुसार किसी कार्यालय का कार्यभार उसके मुख्यालय पर हस्तांतरित किया जाना चाहिए और कार्यभार लेने वाला तथा देने वाला—दोनों सरकारी कर्मचारी उपस्थित होने चाहिए।
इसका अपवाद तभी हो सकता है जब स्थानांतरण आदेश जारी करने वाला सक्षम अधिकारी सार्वजनिक प्रकृति के विशेष कारणों को अभिलेख पर दर्ज करते हुए कार्यभार किसी अन्य स्थान या अन्य विधि से देने की अनुमति अथवा निर्देश दे।
कार्यभार लेने वाला अधिकारी पहुँच जाए तो चार्ज तत्काल सौंपा जाना चाहिए। जानबूझकर देरी या चार्ज न देने की स्थिति में नया अधिकारी कार्यभार ग्रहण कर सकता है और निवर्तमान अधिकारी की संबंधित अवधि का निर्णय स्थानांतरण आदेश जारी करने में सक्षम अधिकारी द्वारा किया जाएगा।
1. कार्यभार ग्रहण और हस्तांतरण का वास्तविक अर्थ
सरकारी सेवा में “चार्ज” का अर्थ केवल कार्यालय की चाबी सौंपना या एक कागज पर हस्ताक्षर करना नहीं है। पद से जुड़ी प्रशासनिक, वित्तीय, अभिलेखीय और भौतिक जिम्मेदारियों का विधिवत हस्तांतरण कार्यभार सौंपना कहलाता है।
जब कोई अधिकारी या कर्मचारी किसी पद का कार्यभार छोड़ता है, तो उसे उस पद से संबंधित लंबित प्रकरण, अभिलेख, नकदी, सरकारी संपत्ति, गोपनीय दस्तावेज, डिजिटल नियंत्रण, रजिस्टर, चालू योजनाएँ और उत्तरदायित्व अगले अधिकृत अधिकारी को सौंपने होते हैं।
कार्यभार ग्रहण करने वाला अधिकारी हस्तांतरण की स्थिति को समझकर निर्धारित तारीख और समय से उस पद की जिम्मेदारी स्वीकार करता है। इसके बाद सामान्यतः उस पद पर होने वाली प्रशासनिक कार्रवाई, वित्तीय निर्णय, अभिलेखीय सुरक्षा और कार्यालयीय नियंत्रण की जिम्मेदारी नए अधिकारी पर आ जाती है।
Handing Over Charge = पद की जिम्मेदारी सौंपना।
Taking Over Charge = पद की जिम्मेदारी स्वीकार करना।
1.1 पूर्ण कार्यभार और अतिरिक्त कार्यभार
पूर्ण कार्यभार ग्रहण करने का अर्थ है कि अधिकारी उस पद का नियमित अथवा अधिकृत पदधारी बनकर सभी जिम्मेदारियाँ स्वीकार करता है। अतिरिक्त कार्यभार में अधिकारी अपने मूल पद के साथ दूसरे पद की सीमित या पूर्ण जिम्मेदारी अस्थायी रूप से संभालता है।
केवल “कार्य देखने” का मौखिक निर्देश, अतिरिक्त चार्ज का औपचारिक आदेश और किसी पद पर नियमित नियुक्ति—तीनों अलग स्थितियाँ हैं। वित्तीय अधिकार, विशेष वेतन, DDO Power, Drawing Power और प्रशासनिक निर्णय की सीमा आदेश के वास्तविक शब्दों और लागू नियमों पर निर्भर करेगी।
1.2 प्रशासनिक चार्ज और वित्तीय चार्ज
किसी पद का प्रशासनिक कार्यभार ग्रहण कर लेना हर स्थिति में यह सिद्ध नहीं करता कि संबंधित अधिकारी को तत्काल सभी वित्तीय powers भी प्राप्त हो गईं। यदि DDO, Drawing Officer, Bank Signatory, Treasury authority या अन्य वित्तीय प्राधिकार के लिए अलग आदेश आवश्यक है, तो वह प्रक्रिया भी पूरी करनी होगी।
2. Joining Report, Relieving Order और Charge Report में अंतर
स्थानांतरण के बाद कई कार्यालयों में Joining Report और Charge Report को एक ही समझ लिया जाता है। वास्तव में दोनों का उद्देश्य अलग है।
| दस्तावेज | इसका उद्देश्य | कौन जारी/प्रस्तुत करता है? | मुख्य प्रभाव |
|---|---|---|---|
| Transfer Order | कर्मचारी या अधिकारी को एक पद/स्थान से दूसरे पद/स्थान पर स्थानांतरित करना। | स्थानांतरण करने में सक्षम अधिकारी। | नए पद पर भेजे जाने का मूल प्रशासनिक आदेश। |
| Relieving Order | कर्मचारी को पुराने कार्यालय/पद से कार्यमुक्त करना। | वर्तमान कार्यालय का सक्षम अधिकारी। | पुराने पद से सेवा-संबंध समाप्त होने की प्रशासनिक सूचना। |
| Joining Report | नए कार्यालय में उपस्थित होकर सेवा ग्रहण करने की सूचना देना। | स्थानांतरित कर्मचारी या अधिकारी। | उपस्थिति की तारीख और समय अभिलेखित होता है। |
| Charge Report | किस तारीख और समय से पद की जिम्मेदारी दी और ली गई, इसका प्रमाण। | कार्यभार देने और लेने वाले अधिकारी; विशेष स्थिति में incoming officer द्वारा assumption report। | पद का उत्तरदायित्व किस समय से बदला, यह स्पष्ट होता है। |
| Charge Inventory | सौंपे गए अभिलेख, नकदी, स्टॉक, चाबी, उपकरण और लंबित मामलों का विवरण। | दोनों अधिकारियों द्वारा सत्यापन एवं हस्ताक्षर। | भविष्य में जिम्मेदारी और कमी निर्धारित करने का आधार। |
3. कार्यभार हस्तांतरण का मूल नियम क्या है?
Appendix-I के Section-I में सामान्य नियम यह है कि किसी कार्यालय का कार्यभार उसके मुख्यालय पर दिया जाए। कार्यभार लेने वाला और कार्यभार छोड़ने वाला दोनों सरकारी सेवक उस समय उपस्थित रहें।
यह सामान्य नियम पारदर्शिता, अभिलेखों की सुरक्षा और उत्तरदायित्व तय करने के लिए बनाया गया है। दोनों अधिकारियों की उपस्थिति में निम्न बातें स्पष्ट की जा सकती हैं:
- कौन-से अभिलेख सौंपे गए;
- कौन-से प्रकरण लंबित हैं;
- नकदी और बैंक शेष कितना है;
- स्टॉक और सरकारी संपत्ति की स्थिति क्या है;
- किस तारीख और समय तक पुराना अधिकारी जिम्मेदार था;
- किस तारीख और समय से नए अधिकारी ने उत्तरदायित्व स्वीकार किया।
3.1 सामान्य नियम का अपवाद
स्थानांतरण आदेश जारी करने वाला सक्षम अधिकारी किसी विशेष मामले में कार्यभार मुख्यालय के अतिरिक्त किसी अन्य स्थान पर देने या अलग प्रक्रिया अपनाने की अनुमति दे सकता है। लेकिन इसके लिए विशेष कारण अभिलेख पर दर्ज होने चाहिए और वे कारण सार्वजनिक प्रकृति के होने चाहिए।
व्यक्तिगत सुविधा, निजी यात्रा, आपसी समझ या मौखिक सहमति सामान्यतः इस अपवाद का पर्याप्त आधार नहीं हो सकती। अलग व्यवस्था सक्षम अधिकारी द्वारा स्पष्ट रूप से अनुमत या निर्देशित होनी चाहिए।
4. कार्यभार कहाँ हस्तांतरित किया जाएगा?
सामान्यतः कार्यभार उसी कार्यालय अथवा स्टेशन पर दिया जाएगा जिसे संबंधित पद का मुख्यालय घोषित किया गया है। यदि नियुक्ति अथवा विभागीय आदेश में मुख्यालय स्पष्ट रूप से निर्धारित है तो वही स्थान लागू होगा।
यदि मुख्यालय अलग से घोषित नहीं है तो उस स्थान का महत्त्व होगा जहाँ संबंधित कार्यालय के अभिलेख रखे जाते हैं और पद का वास्तविक प्रशासनिक संचालन होता है।
| स्थिति | कार्यभार का सामान्य स्थान | विशेष सावधानी |
|---|---|---|
| जिला कार्यालय | संबंधित जिला मुख्यालय/कार्यालय | भंडार, नकदी और शाखावार रिकॉर्ड का भौतिक सत्यापन करें। |
| राजकीय विद्यालय | विद्यालय परिसर एवं घोषित मुख्यालय | शाला रिकॉर्ड, कैशबुक, स्टॉक, SMC और डिजिटल लॉगिन अलग से सौंपें। |
| क्षेत्रीय पद | घोषित मुख्यालय या रिकॉर्ड रखने वाला स्टेशन | क्षेत्राधिकार और field records की सूची बनाएँ। |
| अधिकारी अवकाश/अस्पताल में | सक्षम अधिकारी की विशेष व्यवस्था के अनुसार | स्वतः मुख्यालय से बाहर चार्ज न लिया जाए। |
| आपदा या कार्यालय बंद | सक्षम प्राधिकारी द्वारा निर्धारित वैकल्पिक स्थान | सार्वजनिक कारण और लिखित आदेश रिकॉर्ड में हों। |
5. कार्यभार लेने और देने वाले दोनों अधिकारियों की उपस्थिति कब आवश्यक है?
सामान्य स्थिति में दोनों की उपस्थिति आवश्यक है। यह नियम केवल औपचारिकता नहीं है। इससे पुराने और नए अधिकारी एक-दूसरे के सामने अभिलेख, नकदी, संपत्ति और लंबित प्रकरणों की स्थिति स्वीकार करते हैं।
दोनों अधिकारियों की उपस्थिति से बाद में यह विवाद कम होता है कि कोई फाइल, स्टॉक, चाबी, पासवर्ड, रजिस्टर या वित्तीय अभिलेख सौंपा गया था या नहीं।
5.1 किन परिस्थितियों में दोनों की उपस्थिति संभव नहीं हो सकती?
- निवर्तमान अधिकारी गंभीर बीमारी या अस्पताल में हो;
- अधिकारी की मृत्यु हो गई हो;
- अधिकारी निलंबित, गिरफ्तार या अनुपलब्ध हो;
- जानबूझकर चार्ज देने से बच रहा हो;
- आपदा, कानून-व्यवस्था या अन्य सार्वजनिक कारण से मुख्यालय पहुँचना संभव न हो;
- सक्षम अधिकारी ने विशेष प्रक्रिया निर्धारित की हो।
ऐसी स्थिति में कार्यालयाध्यक्ष या controlling authority को उपलब्ध रिकॉर्ड, उपस्थित कर्मचारियों, भंडार सत्यापन और स्वतंत्र गवाहों के आधार पर कार्यभार ग्रहण कराने की स्पष्ट प्रक्रिया अपनानी चाहिए। चार्ज लेने वाले अधिकारी को बिना परीक्षण “सभी रिकॉर्ड पूर्ण प्राप्त हुए” जैसी व्यापक घोषणा नहीं करनी चाहिए।
6. सामान्य कार्यभार हस्तांतरण की चरणबद्ध प्रक्रिया
विभाग में कोई अलग निर्धारित प्रक्रिया न हो तो निम्न प्रशासनिक क्रम सुरक्षित माना जा सकता है:
7. कार्यभार के साथ कौन-कौन से अभिलेख और संपत्ति सौंपी जाए?
प्रत्येक कार्यालय की प्रकृति अलग होती है, इसलिए एक ही सूची सभी विभागों पर समान रूप से लागू नहीं होगी। फिर भी सामान्यतः निम्न मदों का परीक्षण किया जाना चाहिए:
8. कार्यभार हस्तांतरण में किसकी क्या जिम्मेदारी है?
| पक्ष | मुख्य जिम्मेदारी | क्या नहीं करना चाहिए? |
|---|---|---|
| निवर्तमान अधिकारी | रिकॉर्ड अद्यतन करना, लंबित मामले बताना, संपत्ति एवं अभिलेख सौंपना और समय पर हस्ताक्षर करना। | जानबूझकर देरी, रिकॉर्ड छिपाना या निजी शर्त जोड़ना। |
| आने वाला अधिकारी | समय पर उपस्थित होना, रिकॉर्ड जाँचना, कमी दर्ज करना और सटीक समय से चार्ज स्वीकार करना। | बिना सत्यापन सब कुछ पूर्ण प्राप्त होने की घोषणा करना। |
| कार्यालयाध्यक्ष | प्रक्रिया की निगरानी, विवाद दर्ज करना, रिकॉर्ड सुरक्षित रखना और सक्षम स्तर को सूचना देना। | मौखिक हस्तांतरण स्वीकार करना या देरी को अनदेखा करना। |
| Controlling Officer | जानबूझकर चार्ज न देने की सूचना पर आवश्यक प्रशासनिक और वेतन संबंधी कार्रवाई करना। | विवाद को अनिश्चित अवधि तक लंबित रखना। |
| DDO/Accounts | Charge Report के आधार पर pay, drawing role और financial responsibility का सही नियमन। | दो अधिकारियों के लिए एक ही अवधि में असंगत वित्तीय अधिकार सक्रिय रखना। |
| Transfer Authority | जानबूझकर देरी का निर्धारण और संबंधित अवधि का नियमसम्मत निर्णय। | बिना तथ्य-जाँच कर्मचारी की अवधि को नियमित या दंडात्मक घोषित करना। |
9. कार्यभार हस्तांतरण में होने वाली सामान्य गलतियाँ
सामान्य स्थिति में यह प्रक्रिया सरल रहती है, लेकिन वास्तविक विवाद तब उत्पन्न होता है जब निवर्तमान अधिकारी जानबूझकर चार्ज नहीं देता, कार्यालय आने से बचता है, अभिलेख अधूरे छोड़ता है अथवा आने वाले अधिकारी की उपस्थिति के बाद भी हस्तांतरण टालता रहता है। ऐसी स्थिति में Appendix-I incoming officer, controlling officer, Treasury Officer और transfer authority के लिए विशेष प्रक्रिया निर्धारित करता है।
10. निवर्तमान अधिकारी चार्ज नहीं दे तो क्या किया जाए?
स्थानांतरण आदेश के बाद आने वाला अधिकारी मुख्यालय पर उपस्थित हो जाए, लेकिन कार्यालयाध्यक्ष, विभागाध्यक्ष अथवा पद छोड़ने वाला अधिकारी किसी कारण से कार्यभार हस्तांतरण को जानबूझकर टालता रहे, तो नए अधिकारी को अनिश्चित अवधि तक प्रतीक्षा करने के लिए बाध्य नहीं किया जा सकता।
राजस्थान सरकार ने इस प्रकार की परिस्थितियों को ध्यान में रखते हुए स्पष्ट किया है कि relieving Government servant के कार्यभार लेने के लिए पहुँचने पर charge तत्काल दिया जाना चाहिए। यदि कार्यभार देने में जानबूझकर विलंब किया जाता है अथवा पद छोड़ने वाला अधिकारी चार्ज देने से बचता है, तो आने वाला अधिकारी पद का कार्यभार ग्रहण कर सकता है।
10.1 पहले यह प्रमाणित करें कि नया अधिकारी वास्तव में उपस्थित हुआ था
किसी अधिकारी को जानबूझकर चार्ज न देने वाला घोषित करने से पहले यह स्पष्ट होना चाहिए कि नया अधिकारी:
- वैध स्थानांतरण आदेश के अनुसार सही मुख्यालय पर उपस्थित हुआ था;
- उसने निर्धारित कार्यालय समय में Joining Report प्रस्तुत की थी;
- उसने पद का कार्यभार लेने की तत्परता लिखित रूप में व्यक्त की थी;
- स्थानांतरण आदेश पर कोई न्यायालयीन स्थगन या सक्षम संशोधन नहीं था;
- उसके पदग्रहण पर कोई वैधानिक अथवा प्रशासनिक रोक नहीं थी।
Joining Report पर कार्यालय की प्राप्ति संख्या, तारीख और समय अंकित होना चाहिए। कार्यालय प्राप्ति देने से मना करे तो अधिकारी अधिकृत ईमेल, RajKaj/e-Office, डाक, controlling officer को प्रेषित पत्र अथवा उपलब्ध आधिकारिक माध्यम से अपनी उपस्थिति का विश्वसनीय रिकॉर्ड बना सकता है।
10.2 चार्ज देने का लिखित अनुरोध
नया अधिकारी अपनी Joining Report के साथ या अलग पत्र द्वारा यह लिख सकता है कि वह स्थानांतरण आदेश के अनुसरण में उपस्थित है और पद का कार्यभार ग्रहण करने के लिए तैयार है। निवर्तमान अधिकारी को तत्काल charge, records और inventory सौंपने का अनुरोध किया जाए।
यह लिखित अनुरोध इसलिए महत्त्वपूर्ण है क्योंकि बाद में transfer authority को यह निर्धारित करना होगा कि वास्तव में जानबूझकर विलंब हुआ था या कोई वास्तविक प्रशासनिक बाधा थी।
10.3 कब incoming officer स्वयं कार्यभार ग्रहण कर सकता है?
निम्न परिस्थितियाँ intentional delay अथवा avoidance के परीक्षण के लिए प्रासंगिक हो सकती हैं:
- निवर्तमान अधिकारी कार्यालय में उपस्थित होकर भी charge देने से इनकार करे;
- बिना किसी सक्षम स्थगन आदेश के transfer order को मानने से मना करे;
- नए अधिकारी के पहुँचने के बाद कार्यालय छोड़ दे;
- रिकॉर्ड या चाबियाँ जानबूझकर रोककर प्रक्रिया टालता रहे;
- कार्यालयाध्यक्ष बिना वैध कारण incoming officer को charge न लेने दे;
- बार-बार समय देकर भी कोई वास्तविक कारण प्रस्तुत न किया जाए।
ऐसी स्थिति में incoming officer एक स्पष्ट Charge Assumption Report तैयार कर सकता है। इसमें यह उल्लेख होना चाहिए कि वह किस transfer order के अनुसार, किस तारीख और समय पर उपस्थित हुआ, उसने किससे charge माँगा और किस परिस्थिति में कार्यभार स्वयं ग्रहण किया।
11. चार्ज न मिलने पर incoming officer की चरणबद्ध प्रक्रिया
12. Treasury Officer, Controlling Officer और Transfer Authority की भूमिका
चार्ज न देने की स्थिति में केवल incoming और outgoing officers के बीच विवाद नहीं रहता। नियम में Treasury Officer, controlling officer और transfer order जारी करने वाली authority के लिए भी अलग-अलग भूमिका निर्धारित की गई है।
| अधिकारी | मुख्य भूमिका | महत्त्वपूर्ण सीमा |
|---|---|---|
| Incoming Officer | कार्यभार ग्रहण कर Charge Report की प्रतियाँ Treasury Officer और controlling officer को तत्काल भेजना। | केवल तथ्य दर्ज करे; intentional delay का अंतिम फैसला स्वयं न करे। |
| Controlling Officer | सूचना मिलने पर Treasury Officer को पत्र लिखकर उस अधिकारी का भुगतान बंद करने का अनुरोध करना जिसने charge देने से बचते हुए deemed relieved की स्थिति उत्पन्न की हो। | पत्र की प्रति Accountant General, Rajasthan को भेजने का निर्देश दिया गया है। कार्रवाई उपलब्ध तथ्य और नियम के अनुसार होनी चाहिए। |
| Treasury Officer | Charge Report और controlling officer की सूचना के आधार पर असंगत अथवा अनधिकृत भुगतान रोकने के लिए आवश्यक treasury action करना। | Incoming officer के मौखिक कथन मात्र पर दंडात्मक निर्णय नहीं; विधिवत written communication आवश्यक है। |
| Transfer Authority | यह निर्धारित करना कि कार्यभार देने में जानबूझकर विलंब हुआ या अधिकारी ने वास्तव में charge देने से परहेज किया। | संबंधित अवधि का leave या अन्य प्रकार से नियमसम्मत नियमन भी इसी सक्षम authority द्वारा किया जाना है। |
| Accounts/DDO Branch | दो अधिकारियों के pay, charge date, drawing authority और financial role में overlap रोकना। | अंतिम payment regulation सक्षम आदेश के अनुसार किया जाए। |
12.1 क्या incoming officer स्वयं पुराने अधिकारी का वेतन रोक सकता है?
नहीं। Incoming officer का कार्य Charge Report भेजना और तथ्य बताना है। Controlling Officer, सूचना प्राप्त करने के बाद Treasury Officer को payment discontinuance के लिए लिखेगा। संबंधित अवधि का अंतिम नियमन सक्षम transfer authority के आदेश से होगा।
12.2 क्या वेतन हमेशा स्थायी रूप से जब्त हो जाएगा?
नियम का उद्देश्य एक ही पद पर दो अधिकारियों के असंगत भुगतान और transfer order की अवहेलना रोकना है। यह अंतिम दंडादेश नहीं है। निवर्तमान अधिकारी की अवधि का तथ्यात्मक परीक्षण और सक्षम आदेश आवश्यक है।
13. चार्ज न देने वाले अधिकारी की अवधि कैसे नियमित होगी?
जब incoming officer कार्यभार ग्रहण कर लेता है और outgoing officer को इन परिस्थितियों में relieved माना जाता है, तब पद छोड़ने वाले अधिकारी की आगे की अवधि स्वतः सामान्य duty नहीं मानी जाएगी।
सरकारी निर्णय के अनुसार वह अवधि सामान्यतः Extraordinary Leave मानी जा सकती है, जब तक सक्षम अधिकारी उसके खाते में उपलब्ध और नियमानुसार देय वेतन सहित अवकाश स्वीकृत न करे।
13.1 सक्षम authority किन तथ्यों को देखे?
- Transfer Order की वैधता और service;
- Incoming officer की वास्तविक उपस्थिति;
- Outgoing officer को charge देने का अवसर मिला या नहीं;
- कोई बीमारी, दुर्घटना, गिरफ्तारी या अपरिहार्य स्थिति थी या नहीं;
- क्या outgoing officer ने समय पर उच्चाधिकारी को सूचना दी;
- क्या charge न देने का कारण सरकारी कार्य से संबंधित था;
- क्या रिकॉर्ड सौंपने का वास्तविक प्रयास किया गया;
- किस तारीख और समय से incoming officer ने charge assume किया;
- कर्मचारी के खाते में कौन-सा leave due and admissible है।
13.2 संभावित निर्णय
| तथ्यात्मक स्थिति | संभावित प्रशासनिक परीक्षण |
|---|---|
| जानबूझकर charge न देना सिद्ध | नियम के अनुसार Extraordinary Leave अथवा उपलब्ध तथ्यों के अनुरूप अन्य कार्रवाई; disciplinary aspect अलग से विचारणीय हो सकता है। |
| वास्तविक बीमारी/अस्पताल | Medical certificate और applicable leave rules के आधार पर वेतन सहित देय अवकाश पर विचार। |
| Transfer order की सूचना समय पर नहीं मिली | Service of order, communication record और actual knowledge की जाँच। |
| Court stay अथवा competent modification | Stay/modification की अवधि और शर्तों के अनुसार मामला विनियमित होगा। |
| रिकॉर्ड अधूरा था, लेकिन charge देने से इनकार नहीं था | Charge transfer और missing record responsibility को अलग-अलग परीक्षण करना चाहिए। |
14. जानबूझकर देरी और वास्तविक असमर्थता में अंतर
केवल इसलिए कि चार्ज नियत समय पर नहीं दिया गया, प्रत्येक मामले में दुर्भावनापूर्ण या जानबूझकर देरी मान लेना उचित नहीं है। सक्षम अधिकारी को कारण, व्यवहार और उपलब्ध प्रमाणों की जाँच करनी चाहिए।
| परीक्षण बिंदु | जानबूझकर देरी की ओर संकेत | वास्तविक असमर्थता की ओर संकेत |
|---|---|---|
| सूचना | कोई सूचना नहीं, संपर्क से बचना | समय पर लिखित सूचना और प्रमाण |
| उपस्थिति | कार्यालय में होकर भी हस्ताक्षर से इनकार | अस्पताल, दुर्घटना या अपरिहार्य अनुपस्थिति |
| रिकॉर्ड | रिकॉर्ड छिपाना या चाबियाँ रोकना | उपलब्ध रिकॉर्ड सौंपने का लिखित प्रयास |
| आदेश का पालन | Transfer Order मानने से सीधा इनकार | Stay/clarification के लिए समय पर वैध आवेदन |
| व्यवहार | बार-बार बहाना और तारीख बदलना | वैकल्पिक हस्तांतरण व्यवस्था का प्रस्ताव |
| सार्वजनिक कार्य | कार्यालय ठप होने के बावजूद सहयोग न करना | सरकारी कार्य बचाने हेतु remote/authorised cooperation |
15. Vacation को Leave के साथ जोड़ने पर चार्ज कैसे दिया जाएगा?
सामान्य नियम में relieving और relieved—दोनों की उपस्थिति आवश्यक है। लेकिन ऐसे सरकारी कर्मचारियों के मामले में, जिन्हें vacation को leave के साथ जोड़ने की अनुमति प्राप्त है, दोनों की एक साथ उपस्थिति की शर्त में अपवाद रखा गया है।
यह प्रावधान विशेष रूप से vacation departments, जैसे विद्यालय, कॉलेज और अन्य शैक्षणिक संस्थाओं के लिए व्यावहारिक महत्त्व रख सकता है। फिर भी विभाग-विशेष के वर्तमान आदेश, transfer calendar और relieving instructions भी देखे जाने चाहिए।
| स्थिति | सामान्य प्रक्रिया | प्रभावी कार्यभार |
|---|---|---|
| Vacation को Leave से पहले जोड़ा गया | Outgoing employee मुख्यालय छोड़ने से पहले आवश्यक रिपोर्ट करे। यदि urgent कारण से leave vacation के दौरान स्वीकृत हुई हो तो स्वीकृति मिलते ही सूचना दे। Incoming employee vacation समाप्त होने पर सामान्य प्रक्रिया से charge ले। | Vacation समाप्त होने के समय से charge arrangement प्रभावी किया जाता है। |
| Vacation को Leave के बाद जोड़ा गया | Vacation आरम्भ होने से पहले आवश्यक charge arrangement किया जाए। Incoming employee vacation के अंत में लौटकर नियम में निर्धारित प्रभावी तारीख से कार्यभार ग्रहण करता है। | Charge effect को vacation के आरम्भ से जोड़े जाने की व्यवस्था हो सकती है। |
16. Gazetted Officer की Charge Report पर countersignature कब आवश्यक है?
सामान्य प्रश्न यह होता है कि किसी राजपत्रित अधिकारी की Taking Over/Handing Over Charge Report पर उच्च अधिकारी के countersignature आवश्यक हैं या नहीं।
सरकारी निर्णय के अनुसार immediate superior officer का countersignature केवल उस स्थिति में आवश्यक है जब अधिकारी ऐसा charge छोड़ता या ग्रहण करता है जहाँ:
- उसे charge देने के लिए कोई अधिकारी उपलब्ध नहीं है; अथवा
- उससे charge लेने के लिए कोई अधिकारी उपलब्ध नहीं है।
| स्थिति | सामान्य आवश्यकता |
|---|---|
| एक Gazetted Officer दूसरे Gazetted Officer को विधिवत charge देता है | केवल Appendix-I के इस निर्णय के आधार पर higher countersignature अनिवार्य नहीं। |
| अधिकारी unilateral charge assume करता है और कोई handing-over officer उपलब्ध नहीं | Immediate superior officer का countersignature आवश्यक माना गया है। |
| अधिकारी charge छोड़ रहा है, पर लेने वाला कोई अधिकारी नियुक्त/उपस्थित नहीं | Immediate superior officer का countersignature आवश्यक। |
| Departmental manual अलग countersignature माँगता है | विभागीय valid procedure का भी पालन किया जाए। |
17. व्यावहारिक Charge Report के उदाहरण
निम्न प्रारूप काल्पनिक उदाहरण हैं। वास्तविक कार्यालय में विभागीय prescribed form और facts के अनुसार आवश्यक संशोधन किया जाए।
17.1 सामान्य Taking Over और Handing Over Charge Report
वित्त विभाग आदेश संख्या एफ.5(21)वित्त/2026 दिनांक 14 जुलाई 2026 के अनुसरण में श्री राजेश शर्मा, वरिष्ठ लेखाधिकारी ने जिला कोष कार्यालय, जोधपुर के वरिष्ठ लेखाधिकारी पद का कार्यभार दिनांक 16 जुलाई 2026 को पूर्वाह्न 11:30 बजे श्री अरुण कुमार से ग्रहण किया।
कार्यालय के प्रशासनिक अभिलेख, नकद शेष, बजट रजिस्टर, बिल रजिस्टर, स्टॉक रजिस्टर, कार्यालय की चाबियाँ तथा संलग्न सूची में वर्णित लंबित प्रकरण ग्रहण किए गए।
बैंक समाधान विवरण जून 2026 तक पूर्ण है। जुलाई 2026 के दो लंबित बिल एवं एक ऑडिट पैरा संलग्न सूची में पृथक अंकित हैं।
अरुण कुमार
वरिष्ठ लेखाधिकारी
राजेश शर्मा
वरिष्ठ लेखाधिकारी
17.2 चार्ज न मिलने पर Charge Assumption Report
शिक्षा विभाग आदेश संख्या शिविरा/स्था/2026/418 दिनांक 13 जुलाई 2026 के अनुसार मेरा स्थानांतरण राजकीय उच्च माध्यमिक विद्यालय, प्रताप नगर, जोधपुर में प्रधानाचार्य पद पर किया गया है।
मैंने दिनांक 16 जुलाई 2026 को प्रातः 10:00 बजे विद्यालय में उपस्थित होकर Joining Report प्रस्तुत की तथा निवर्तमान प्रधानाचार्य श्री मोहनलाल से पद का कार्यभार सौंपने का अनुरोध किया।
निवर्तमान प्रधानाचार्य द्वारा कार्यभार हस्तांतरित नहीं किया गया। कार्यालय में उपलब्ध वरिष्ठ व्याख्याता, कार्यालय सहायक तथा दो कार्मिकों की उपस्थिति में इस तथ्य का प्रतिवेदन तैयार किया गया।
Rajasthan Service Rules, Volume II, Appendix-I, Section-I में दिए गए प्रशासनिक निर्देशों के अनुसरण में मैंने दिनांक 16 जुलाई 2026 को दोपहर 12:15 बजे प्रधानाचार्य पद का कार्यभार ग्रहण किया।
उपलब्ध अभिलेखों, नकद शेष, स्टॉक, चाबियों तथा लंबित मामलों की प्रारम्भिक सूची संलग्न है। विद्यालय की मुख्य Cash Book, एक Stock Register तथा दो अलमारियों की चाबियाँ अभी प्राप्त नहीं हुई हैं। उनका सत्यापन लंबित है।
इस प्रतिवेदन की प्रतियाँ संबंधित controlling officer एवं Treasury/DDO authorities को आवश्यक कार्रवाई हेतु भेजी जा रही हैं।
18. Treasury और Controlling Officer को भेजे जाने वाले पत्र का उदाहरण
18.1 Incoming Officer द्वारा सूचना
विषय: प्रधानाचार्य पद का कार्यभार ग्रहण किए जाने के संबंध में।
शिक्षा विभाग के आदेश संख्या शिविरा/स्था/2026/418 दिनांक 13 जुलाई 2026 के अनुसरण में मैंने राजकीय उच्च माध्यमिक विद्यालय, प्रताप नगर, जोधपुर के प्रधानाचार्य पद का कार्यभार दिनांक 16 जुलाई 2026 को दोपहर 12:15 बजे ग्रहण कर लिया है।
निवर्तमान प्रधानाचार्य श्री मोहनलाल द्वारा कार्यभार हस्तांतरित नहीं किए जाने के कारण Appendix-I, Section-I के प्रशासनिक निर्देशों के अंतर्गत उपलब्ध परिस्थितियों में charge assume किया गया है।
Charge Assumption Report एवं उपलब्ध/अनुपलब्ध अभिलेखों की सूची संलग्न है। आवश्यक प्रशासनिक, कोषालय एवं digital role संबंधी कार्रवाई करने का अनुरोध है।
निवर्तमान अधिकारी की संबंधित अवधि के नियमन हेतु प्रकरण सक्षम transfer authority को भेजा जाना अपेक्षित है।
18.2 Controlling Officer द्वारा Treasury को पत्र
विषय: पद का कार्यभार न सौंपने वाले अधिकारी के भुगतान के संबंध में।
संलग्न Charge Assumption Report के अनुसार श्री राजेश शर्मा ने दिनांक 16 जुलाई 2026 को दोपहर 12:15 बजे संबंधित पद का कार्यभार ग्रहण कर लिया है। निवर्तमान अधिकारी श्री अरुण कुमार द्वारा कार्यभार हस्तांतरित न किए जाने के कारण उन्हें उक्त समय से relieved माना गया है।
Rajasthan Service Rules, Volume II, Appendix-I, Section-I में दिए गए निर्देशों के अनुसार श्री अरुण कुमार के उक्त पद से संबंधित आगे के भुगतान को नियमानुसार रोकने/विनियमित करने की आवश्यक कार्रवाई की जाए।
संबंधित अवधि का अंतिम नियमन सक्षम transfer authority के पृथक आदेश के अनुसार किया जाएगा। पत्र की प्रति Accountant General, Rajasthan को सूचनार्थ प्रेषित है।
19. विद्यालय प्रधानाचार्य/संस्थाप्रधान के लिए विशेष Charge Checklist
राजकीय विद्यालय में प्रधानाचार्य अथवा संस्थाप्रधान का charge केवल विद्यालय की चाबी और Staff Attendance Register तक सीमित नहीं होता। शैक्षणिक, प्रशासनिक, वित्तीय, भौतिक और डिजिटल सभी प्रकार के records का व्यवस्थित हस्तांतरण आवश्यक है।
20. DDO और वित्तीय कार्यभार ग्रहण करते समय अतिरिक्त सावधानियाँ
DDO charge ग्रहण करने का प्रभाव वेतन, bills, budget, treasury और सरकारी धन पर पड़ता है। इसलिए सामान्य administrative charge के साथ निम्न financial verification आवश्यक है:
कार्यभार न सौंपने की स्थिति में नियम incoming officer को कार्यालय का संचालन शुरू करने का मार्ग देता है, लेकिन इससे missing records, financial liability और पूर्व अवधि की जिम्मेदारी स्वतः समाप्त नहीं होती। इन प्रश्नों को case studies, audit checks, office noting, विस्तृत FAQ और अंतिम master checklist के माध्यम से अलग-अलग समझना आवश्यक है।
21. वास्तविक कार्यालय जैसी परिस्थितियों से कार्यभार के नियम समझें
कार्यभार हस्तांतरण से जुड़े विवाद प्रायः एक जैसे दिखाई देते हैं, लेकिन प्रत्येक मामले के तथ्य अलग होते हैं। कहीं निवर्तमान अधिकारी जानबूझकर चार्ज नहीं देता, कहीं अभिलेख अधूरे होते हैं, कहीं स्थानांतरण आदेश पर स्थगन की सूचना देर से पहुँचती है और कहीं पद का प्रशासनिक तथा वित्तीय charge अलग-अलग तारीखों से प्रभावी होता है।
नीचे दिए गए उदाहरण काल्पनिक हैं, परंतु वास्तविक सरकारी कार्यालयों में उत्पन्न होने वाली सामान्य परिस्थितियों के अनुरूप तैयार किए गए हैं।
श्रीमती कविता सिंह का स्थानांतरण जिला कार्यालय से अन्य जिले में हो गया। उनके स्थान पर श्री महेश कुमार ने प्रातः 10:15 बजे उपस्थित होकर Joining Report प्रस्तुत कर दी। निवर्तमान अधिकारी कार्यालय में उपस्थित होते हुए भी यह कहते हुए charge देने से मना करती हैं कि उन्होंने स्थानांतरण निरस्त कराने के लिए representation दिया है।
उचित कार्रवाई:
- Incoming officer की उपस्थिति और समय दर्ज किया जाए;
- निवर्तमान अधिकारी को charge देने का लिखित अवसर दिया जाए;
- इनकार का तथ्य उपलब्ध कर्मचारियों की उपस्थिति में दर्ज किया जाए;
- Incoming officer उपलब्ध records के आधार पर charge assume करे;
- Charge Report Treasury और controlling officer को तत्काल भेजी जाए;
- Intentional delay का निर्णय transfer authority पर छोड़ा जाए।
एक कार्यालयाध्यक्ष का स्थानांतरण हुआ, लेकिन transfer order जारी होने के अगले दिन दुर्घटना के कारण उन्हें अस्पताल में भर्ती होना पड़ा। नया अधिकारी मुख्यालय पहुँच गया, परंतु outgoing officer व्यक्तिगत रूप से charge देने की स्थिति में नहीं है।
यह स्थिति स्वाभाविक रूप से intentional delay नहीं मानी जानी चाहिए। कार्यालय को सरकारी कार्य जारी रखने के साथ बीमार अधिकारी के अधिकारों और वास्तविक असमर्थता—दोनों का संतुलन करना होगा।
सुरक्षित प्रक्रिया:
- अस्पताल में भर्ती होने का प्रमाण प्राप्त किया जाए;
- Controlling authority विशेष charge arrangement निर्धारित करे;
- उपलब्ध कार्यालयीय records का समिति/गवाहों की उपस्थिति में सत्यापन हो;
- Incoming officer सीमित टिप्पणी सहित charge ग्रहण करे;
- Outgoing officer के medical leave और सेवा-अवधि का अलग से नियमसम्मत नियमन हो;
- स्वस्थ होने पर missing records अथवा clarification प्राप्त किया जा सकता है।
दोनों अधिकारियों ने एक सामान्य Charge Report पर हस्ताक्षर कर दिए, जिसमें “समस्त कार्यभार सौंपा एवं ग्रहण किया” लिखा है। बाद में Cash Book में ₹18,500 और physical cash में ₹15,000 पाए गए। तीन उपकरण Stock Register में दर्ज हैं, लेकिन मौके पर उपलब्ध नहीं हैं।
व्यापक और बिना सत्यापन लिखी गई घोषणा incoming officer के लिए गंभीर जोखिम उत्पन्न कर सकती है। Charge Report के साथ inventory और verification status स्पष्ट होना चाहिए।
अब क्या किया जाए?
- अंतर की तत्काल लिखित report बनाई जाए;
- Cash balance का संयुक्त/स्वतंत्र verification हो;
- Missing stock की physical verification report तैयार हो;
- Outgoing officer से लिखित स्पष्टीकरण लिया जाए;
- जिम्मेदारी charge की वास्तविक तारीख और records के आधार पर तय हो;
- आवश्यक होने पर audit, police अथवा disciplinary authority को सूचना दी जाए।
Incoming officer ने दोपहर 12:00 बजे charge ग्रहण किया। उसी दिन अपराह्न 3:30 बजे निवर्तमान अधिकारी ने न्यायालय का stay order प्रस्तुत किया, जिसमें transfer order के क्रियान्वयन पर रोक लगाई गई है।
ऐसी स्थिति में stay order का वास्तविक पाठ, प्रभावी समय, parties, transfer order का reference और communication की तारीख जाँचना आवश्यक है। केवल “stay मिल गया” कहना पर्याप्त नहीं है।
प्रशासनिक कदम:
- Stay order की authenticated copy प्राप्त की जाए;
- Legal/administrative department से तत्काल निर्देश लिए जाएँ;
- Charge status पर unilateral reversal न किया जाए;
- दोनों अधिकारियों को written interim direction दिया जाए;
- Bank, Treasury और digital roles को भ्रमपूर्ण स्थिति में न छोड़ा जाए;
- अंतिम व्यवस्था सक्षम authority द्वारा court order के अनुसार की जाए।
स्थानांतरित प्रधानाचार्य ने वरिष्ठ व्याख्याता से कहा कि “आप विद्यालय देख लेना” और उसी दिन मुख्यालय छोड़ दिया। कोई लिखित charge report, cash verification, stock list या Shala Darpan role transfer नहीं किया गया।
ऐसा मौखिक arrangement विधिवत charge transfer का विकल्प नहीं है। विशेष रूप से विद्यालय में financial, academic और digital responsibilities अलग-अलग होने से गंभीर विवाद उत्पन्न हो सकते हैं।
सुधारात्मक कार्रवाई:
- Controlling officer से formal charge order प्राप्त किया जाए;
- Cash Book और bank balance का verification हो;
- School records और stock की सूची बनाई जाए;
- Shala Darpan, IFMS और अन्य roles का अधिकृत transfer कराया जाए;
- Outgoing principal को records सौंपने हेतु लिखित निर्देश दिया जाए;
- मौखिक अवधि की responsibility का सक्षम स्तर पर नियमन किया जाए।
नए अधिकारी ने पद का administrative charge ग्रहण कर लिया, लेकिन IFMS में DDO role पुराने अधिकारी के नाम पर सक्रिय है। कर्मचारियों के वेतन-बिल की अंतिम तारीख निकट है।
Administrative charge assumption और digital financial authority activation अलग प्रक्रियाएँ हो सकती हैं। नया अधिकारी बिना अधिकृत role के पुराने अधिकारी की credentials उपयोग नहीं कर सकता।
सही समाधान:
- Charge Report और posting order के साथ role mapping request भेजी जाए;
- Treasury/IFMS nodal officer को urgent written communication हो;
- Old role को disable और new role को activate कराया जाए;
- पासवर्ड साझा न किया जाए;
- वेतन-बिल के लिए सक्षम वैकल्पिक व्यवस्था लिखित रूप से प्राप्त की जाए।
22. अभिलेख, नकदी या संपत्ति गायब हो तो जिम्मेदारी कैसे तय होगी?
Incoming officer द्वारा charge ग्रहण कर लेने से पूर्व अवधि की प्रत्येक कमी की जिम्मेदारी स्वतः उसके ऊपर नहीं आ जाती। इसी प्रकार outgoing officer केवल यह कहकर मुक्त नहीं हो सकता कि उसने एक सामान्य Charge Report पर हस्ताक्षर करा लिए थे।
जिम्मेदारी निर्धारित करने के लिए निम्न प्रश्नों का उत्तर आवश्यक है:
- संबंधित record या संपत्ति अंतिम बार किस अधिकारी की custody में थी?
- Stock/Cash/Register में अंतिम सत्यापित entry किस तारीख की है?
- Charge Report में उस वस्तु का स्पष्ट उल्लेख था या नहीं?
- Incoming officer ने कमी तत्काल दर्ज की या लंबे समय बाद?
- क्या कोई independent verification या witness उपलब्ध है?
- क्या चोरी, गबन, प्राकृतिक आपदा या record destruction की सूचना दी गई थी?
- क्या जिम्मेदार कर्मचारी को सुनवाई का अवसर दिया गया?
22.1 Incoming officer को क्या लिखना चाहिए?
यदि रिकॉर्ड पूर्ण नहीं मिले तो Charge Report में स्पष्ट रूप से तीन श्रेणियाँ बनाना उपयोगी है:
| श्रेणी | उदाहरण | Charge Report में भाषा |
|---|---|---|
| पूर्णतः प्राप्त | Cash Book, Attendance Register | “भौतिक रूप से प्राप्त एवं प्रारम्भिक रूप से सत्यापित।” |
| प्राप्त, पर सत्यापन लंबित | पुराना Stock Register, लंबित bank reconciliation | “अभिलेख प्राप्त; विस्तृत मिलान लंबित।” |
| प्राप्त नहीं | Cheque Book, अलमारी की चाबी, गोपनीय file | “कार्यभार ग्रहण के समय उपलब्ध नहीं; पृथक सूचना प्रेषित।” |
23. क्या चार्ज न देना विभागीय कार्यवाही का आधार बन सकता है?
वैध transfer order के बावजूद जानबूझकर charge न देना, सरकारी अभिलेख रोकना, कार्यालय का संचालन बाधित करना अथवा वरिष्ठ अधिकारी के वैध निर्देश की अवहेलना केवल leave regulation का विषय नहीं रह सकता।
तथ्यों की गंभीरता के आधार पर यह conduct और discipline से जुड़ा प्रश्न भी बन सकता है। लेकिन विभागीय कार्यवाही स्वतः नहीं मानी जाएगी। सक्षम disciplinary authority को लागू Conduct Rules और CCA Rules के अनुसार पृथक प्रक्रिया अपनानी होगी।
| मामला | प्राथमिक प्रशासनिक कार्रवाई | अलग disciplinary प्रश्न |
|---|---|---|
| चार्ज देने में वास्तविक असमर्थता | विशेष charge arrangement और leave regulation | सामान्यतः misconduct नहीं, यदि समय पर सूचना और प्रमाण हो |
| बिना कारण जानबूझकर इनकार | Incoming officer द्वारा charge assumption और pay regulation | आदेश-अवज्ञा/कर्तव्य उल्लंघन का परीक्षण |
| रिकॉर्ड छिपाना या नष्ट करना | Missing Record Report, custody control | गंभीर विभागीय तथा आवश्यक होने पर आपराधिक परीक्षण |
| सरकारी नकदी/संपत्ति की कमी | Verification, loss assessment, financial reporting | Recovery और disciplinary responsibility |
24. Audit Alert: कार्यभार हस्तांतरण में किन कमियों पर आपत्ति हो सकती है?
| अनियमितता | Audit का प्रश्न | जोखिम | सुरक्षित उपाय |
|---|---|---|---|
| Charge Report में समय नहीं | उत्तरदायित्व किस समय बदला? | एक दिन की transaction responsibility विवादित | Forenoon/afternoon या सटीक समय दर्ज करें |
| Cash verification नहीं | Book balance और physical cash समान थे? | Shortage responsibility | Joint cash certificate संलग्न करें |
| Stock inventory संलग्न नहीं | कौन-सी संपत्ति सौंपी गई? | Missing item पर अस्पष्टता | Category-wise inventory तैयार करें |
| दो अधिकारियों को overlapping pay/charge | एक पद का उत्तरदायी कौन था? | Double drawal या गलत allowance | Charge time के अनुसार pay regulation |
| Treasury को report नहीं भेजी | Payment control कब बदला? | पुराने अधिकारी को अनधिकृत भुगतान | Immediate written communication |
| Digital role पुराने अधिकारी के पास | Transaction किस login से हुई? | Cyber और financial liability | Role deactivation/activation log रखें |
| Missing records दर्ज नहीं | रिकॉर्ड कब गायब हुआ? | Incoming officer पर भी जिम्मेदारी | उसी दिन discrepancy report |
| Charge मुख्यालय से बाहर दिया | क्या सक्षम अनुमति थी? | Procedure irregular | Public reason सहित recorded permission |
| Countersignature आवश्यक था, पर नहीं लिया | Unilateral charge किसने verify किया? | Charge validity पर प्रश्न | Immediate superior से countersign कराएँ |
| Leave/vacation case में charge date अस्पष्ट | Effective responsibility कब बदली? | Pay, leave और liability विवाद | Appendix-I के अनुसार स्पष्ट effective date |
25. कार्यभार विवाद में कार्यालयीय टिप्पणी के व्यावहारिक नमूने
नीचे दिए गए नमूने पूर्णतः काल्पनिक तथ्यों के साथ तैयार किए गए हैं, ताकि कार्यालयीय भाषा और तर्क की संरचना समझी जा सके।
25.1 जानबूझकर चार्ज न देने के प्रारम्भिक परीक्षण की टिप्पणी
निदेशालय आदेश संख्या स्थापना/स्थानांतरण/2026/742 दिनांक 18 जुलाई 2026 द्वारा श्री दीपक शर्मा का स्थानांतरण क्षेत्रीय कार्यालय, अजमेर से जिला कार्यालय, नागौर किया गया तथा उनके स्थान पर श्रीमती रेखा चौधरी को पदस्थापित किया गया।
श्रीमती रेखा चौधरी ने दिनांक 21 जुलाई 2026 को प्रातः 10:05 बजे जिला कार्यालय, नागौर में उपस्थित होकर Joining Report प्रस्तुत की। उपलब्ध अभिलेख के अनुसार श्री दीपक शर्मा कार्यालय में उपस्थित थे, किंतु उन्होंने representation लंबित होने का उल्लेख करते हुए कार्यभार हस्तांतरित नहीं किया।
Rajasthan Service Rules, Volume II, Appendix-I, Section-I के अनुसार relieving Government servant के पहुँचने पर charge तत्काल दिया जाना अपेक्षित है। जानबूझकर विलंब की स्थिति में relieving officer द्वारा charge assume किया जा सकता है।
श्रीमती रेखा चौधरी ने दिनांक 21 जुलाई 2026 को दोपहर 12:20 बजे उपलब्ध अभिलेखों के आधार पर charge assume किया तथा इसकी प्रतियाँ Treasury Officer और controlling officer को प्रेषित कीं।
अतः यह निर्धारित करने के लिए कि charge देने में intentional delay हुआ अथवा कोई वैध प्रशासनिक कारण था, श्री दीपक शर्मा का स्पष्टीकरण प्राप्त कर प्रकरण transfer order जारी करने में सक्षम authority के समक्ष प्रस्तुत किया जाना उचित होगा।
25.2 Missing Records के संबंध में टिप्पणी
कार्यभार ग्रहण प्रतिवेदन दिनांक 22 जुलाई 2026 के साथ संलग्न सूची के अनुसार कार्यालय की Cash Book, Establishment Register और Budget Control Register प्राप्त हुए हैं।
वाहन Log Book संख्या 02, Dead Stock Register Volume-II, Cheque Book क्रमांक 381201 से 381225 तथा Record Room की द्वितीय चाबी कार्यभार ग्रहण के समय उपलब्ध नहीं थीं।
उपलब्ध कर्मचारियों के बयान और register movement record के अनुसार उक्त अभिलेख निवर्तमान अधिकारी की custody में होना बताया गया है। तथ्यों की पुष्टि हेतु निवर्तमान अधिकारी से सात कार्य दिवस में स्पष्टीकरण एवं अभिलेख प्रस्तुत करने का अनुरोध किया जाना उचित होगा।
संवेदनशील financial instruments के दुरुपयोग की संभावना रोकने हेतु संबंधित bank/treasury को आवश्यक caution communication पृथक भेजा जाना प्रस्तावित है।
25.3 Vacation के दौरान charge arrangement की टिप्पणी
राजकीय महाविद्यालय में ग्रीष्मावकाश 1 मई 2026 से 30 जून 2026 तक निर्धारित है। प्राचार्य श्रीमती सुनीता जोशी को 20 जून 2026 से 15 जुलाई 2026 तक स्वीकृत Privilege Leave प्रदान की गई है, जिसमें vacation prefix है।
Appendix-I, Section-I के vacation और leave combination संबंधी प्रावधान के अनुसार outgoing officer को मुख्यालय छोड़ने से पूर्व आवश्यक report प्रस्तुत करनी है तथा relieving officer vacation समाप्ति पर सामान्य रूप से charge ग्रहण करेगा।
अतः records, keys, pending examination matters और financial custody का written inventory 30 अप्रैल 2026 तक तैयार कर sealed custody arrangement करने तथा incoming principal को 1 जुलाई 2026 से charge ग्रहण कराने का प्रस्ताव प्रस्तुत है।
26. कार्यभार विवाद का त्वरित निर्णय-मार्ग
हाँ: अगला प्रश्न देखें।
नहीं: Charge न दिलाएँ; सक्षम आदेश प्राप्त करें।
हाँ: Joining की तारीख और समय दर्ज करें।
नहीं: Charge assumption का प्रश्न अभी उत्पन्न नहीं होता।
हाँ: सामान्य inventory और joint charge process अपनाएँ।
नहीं: लिखित अवसर और refusal record बनाएँ।
हाँ: Controlling authority से special arrangement लें।
नहीं/अस्पष्ट: Incoming officer उपलब्ध records के आधार पर charge assume कर सकता है।
हाँ: Joint verification certificate संलग्न करें।
नहीं: Missing Records Report तत्काल बनाएँ।
हाँ: Pay और role regulation की कार्रवाई आगे बढ़ाएँ।
नहीं: उसी दिन written copies भेजें।
Transfer Authority: नियमसम्मत निर्णय।
Incoming/Local Officer: अंतिम निष्कर्ष न मानें; सक्षम authority को case भेजें।
कार्यभार के विवाद में सबसे अधिक पूछे जाने वाले प्रश्न—जैसे charge कितने समय में देना है, Joining और Charge की तारीख अलग हो सकती है या नहीं, पुराने अधिकारी के हस्ताक्षर बिना charge वैध है या नहीं, छुट्टी पर अधिकारी का charge कैसे लिया जाए तथा गलत Charge Report में सुधार कैसे हो—अब विस्तृत FAQ, अंतिम Master Checklist, निष्कर्ष और आधिकारिक reference के माध्यम से स्पष्ट किए जाने आवश्यक हैं।
27. कार्यभार ग्रहण एवं हस्तांतरण से जुड़े अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
1. स्थानांतरण के बाद चार्ज कितने समय में देना चाहिए?
2. क्या Joining Report और Charge Report की तारीख एक ही होना आवश्यक है?
3. क्या निवर्तमान अधिकारी के हस्ताक्षर के बिना नया अधिकारी चार्ज ग्रहण कर सकता है?
4. क्या incoming officer स्वयं यह घोषित कर सकता है कि outgoing officer ने जानबूझकर देरी की?
5. Transfer के विरुद्ध representation देने से charge रोक सकते हैं?
6. नए अधिकारी द्वारा charge assume करने के बाद पुराने अधिकारी की स्थिति क्या होगी?
7. चार्ज न देने वाले अधिकारी की अवधि हमेशा Extraordinary Leave मानी जाएगी?
8. पुराने अधिकारी का वेतन कौन रोक सकता है?
9. क्या प्रत्येक Gazetted Officer की Charge Report पर उच्च अधिकारी का countersignature आवश्यक है?
10. क्या कार्यभार मुख्यालय के बाहर दिया जा सकता है?
11. Outgoing officer अस्पताल में हो तो क्या उसे जानबूझकर charge न देने वाला माना जाएगा?
12. रिकॉर्ड अधूरे हों तो क्या incoming officer charge लेने से मना कर सकता है?
13. नकदी या स्टॉक में कमी बाद में मिले तो कौन जिम्मेदार होगा?
14. क्या administrative charge मिलते ही DDO Power भी मिल जाती है?
15. क्या पुराने अधिकारी का password नए अधिकारी को देना चाहिए?
16. Summer Vacation में विद्यालय प्रधानाचार्य का charge कैसे दिया जाएगा?
17. क्या मौखिक रूप से “आप कार्य देखिए” कहना वैध charge है?
18. क्या charge न देना विभागीय कार्यवाही का आधार हो सकता है?
19. गलत या अधूरी Charge Report में सुधार कैसे होगा?
20. क्या यह लेख सरकारी आदेश का विकल्प है?
28. एक पृष्ठ की कार्यभार ग्रहण एवं हस्तांतरण Checklist
किसी अधिकारी या कर्मचारी के charge transfer से पहले और बाद में निम्न सूची का उपयोग किया जा सकता है:
A. आदेश एवं उपस्थिति
B. अभिलेख एवं संपत्ति
C. Charge Report
D. सूचना एवं डिजिटल नियंत्रण
29. Outgoing और Incoming Officer के लिए अंतिम मार्गदर्शन
कार्यभार देने वाले अधिकारी के लिए
- Transfer Order प्राप्त होते ही records update करना प्रारम्भ करें।
- Charge रोकने के लिए representation का सहारा न लें।
- Cash, stock और confidential records का वास्तविक सत्यापन कराएँ।
- लंबित urgent cases लिखित रूप में बताएँ।
- कोई record उपलब्ध न हो तो कारण स्पष्ट लिखें।
- Passwords साझा न करें; role transfer कराएँ।
- Charge Report की प्रमाणित प्रति सुरक्षित रखें।
- नए अधिकारी को तथ्यात्मक सहयोग दें।
कार्यभार ग्रहण करने वाले अधिकारी के लिए
- सही मुख्यालय पर समय से उपस्थित हों।
- Joining Report की receipt और time प्राप्त करें।
- Records और assets बिना जाँच पूर्ण प्राप्त न लिखें।
- कमी मिलने पर उसी दिन report करें।
- Charge न मिलने पर factual assumption report बनाएँ।
- Treasury और controlling officer को तुरंत सूचना दें।
- पुराने credentials का उपयोग न करें।
- व्यक्तिगत विवाद के बजाय सरकारी कार्य की निरंतरता बनाए रखें।
30. दस प्रमुख नियम जिन्हें हमेशा याद रखें
31. इस मार्गदर्शिका का आधिकारिक आधार
| नियम-पुस्तक | Rajasthan Service Rules, Volume II |
| जारीकर्ता | Government of Rajasthan, Finance Department, Rules Division |
| संबंधित परिशिष्ट | Appendix-I—Administrative Instructions in connection with the Service Rules |
| संबंधित अनुभाग | Section-I—Charge of Office |
| मूल पुस्तक पृष्ठ | 1–2 |
| प्रमुख सरकारी ज्ञापन | F.1(72) FD (Rules)/69 dated 07.11.1969 एवं 15.07.1970 |
| संकलित स्थिति | 01 जुलाई 2026 |
32. संशोधन एवं तथ्य-सुधार नीति
कार्यभार हस्तांतरण की सामान्य व्यवस्था RSR Volume II में दी गई है, लेकिन विभिन्न विभाग अपने कार्य की प्रकृति के अनुसार विशेष handing-over checklist, financial form, stores verification या digital authorization procedure जारी कर सकते हैं।
इस मार्गदर्शिका में निम्न परिस्थितियों में संशोधन किया जाएगा:
- वित्त विभाग द्वारा Charge of Office संबंधी नया आदेश जारी होने पर;
- Appendix-I के संबंधित भाग में संशोधन होने पर;
- Treasury, IFMS या digital role transfer की प्रक्रिया बदलने पर;
- किसी विभाग की व्यापक रूप से लागू नई procedure उपलब्ध होने पर;
- आधिकारिक स्रोत से किसी तथ्यात्मक त्रुटि की पुष्टि होने पर।
33. आवश्यक अस्वीकरण
यह लेख राजस्थान सेवा नियमों को सरल भाषा में समझाने वाली स्वतंत्र शैक्षिक एवं कार्यालयीय मार्गदर्शिका है। यह राजस्थान सरकार, वित्त विभाग अथवा किसी विभाग का आधिकारिक आदेश नहीं है।
किसी वास्तविक प्रकरण में transfer order, कर्मचारी का सेवा-वर्ग, पद, विभागीय manual, वित्तीय अधिकार, न्यायालयीन आदेश, विशेष निर्देश और सक्षम authority अलग हो सकते हैं।
किसी विसंगति में मूल नियम, अधिसूचना, आदेश, परिपत्र और सक्षम प्राधिकारी द्वारा जारी वैध निर्देश ही मान्य होंगे।
34. निष्कर्ष
राजस्थान में सरकारी पद का कार्यभार ग्रहण और हस्तांतरण केवल हस्ताक्षर की औपचारिकता नहीं है। यह उस सटीक क्षण का प्रशासनिक प्रमाण है जब एक अधिकारी की जिम्मेदारी समाप्त होकर दूसरे अधिकारी की जिम्मेदारी प्रारम्भ होती है।
सामान्य नियम के अनुसार charge मुख्यालय पर, कार्यभार लेने और देने वाले दोनों सरकारी सेवकों की उपस्थिति में दिया जाएगा। Transfer authority विशेष सार्वजनिक कारण दर्ज करते हुए अलग स्थान या प्रक्रिया निर्धारित कर सकती है।
Incoming officer के पहुँचने पर charge तत्काल सौंपा जाना चाहिए। यदि outgoing officer जानबूझकर देरी करे या charge देने से बचे, तो incoming officer उपलब्ध परिस्थितियों और records के आधार पर charge assume कर सकता है। उसे Charge Report की प्रतियाँ Treasury Officer और controlling officer को भेजनी होंगी।
जानबूझकर देरी का अंतिम निर्णय incoming officer नहीं, बल्कि transfer order जारी करने में सक्षम authority करेगी। वही outgoing officer की संबंधित अवधि को उपलब्ध leave और नियमों के अनुसार नियमित करेगी।
Charge Report में केवल तारीख नहीं, समय भी लिखा जाना चाहिए। Cash, stock, keys, confidential records, pending cases और digital roles का स्पष्ट विवरण होना चाहिए। कोई record उपलब्ध न हो तो उसे उसी दिन लिखित रूप में दर्ज करना incoming officer के लिए आवश्यक सुरक्षा है।
विद्यालय, DDO office, treasury-linked office और digital portals वाले कार्यालयों में administrative charge, financial charge और online role transfer को अलग-अलग पूरा करना पड़ सकता है। पुराने अधिकारी का password उपयोग करना या बिना verification “समस्त charge पूर्ण प्राप्त” लिखना गंभीर जोखिम है।
- Charge सामान्यतः कार्यालय के headquarters पर दिया जाएगा।
- दोनों officers की उपस्थिति सामान्य नियम है।
- Incoming officer के पहुँचते ही charge दिया जाना चाहिए।
- जानबूझकर देरी होने पर incoming officer charge assume कर सकता है।
- Intentional delay का अंतिम निर्णय transfer authority करेगी।
- Charge Report में exact date और time दर्ज करें।
- Treasury और controlling officer को report भेजना आवश्यक है।
- Missing records और stock को उसी समय लिखित रूप में दर्ज करें।
- Gazetted Officer के unilateral charge में superior countersignature आवश्यक हो सकता है।
- Administrative charge और DDO/digital role अलग-अलग activate हो सकते हैं।
आधिकारिक संदर्भ
सभी Appendices, Casual Leave, APO, training, competent authority और forms की जानकारी के लिए राजस्थान सेवा नियम द्वितीय खंड की संपूर्ण हिन्दी मार्गदर्शिका पढ़ें।
35. नवीन विभागीय आदेश 2026: दोहरे पदस्थापन में कार्यग्रहण और APO की व्यवस्था
कार्यभार ग्रहण एवं हस्तांतरण के नियमों का एक नवीन व्यावहारिक उदाहरण माध्यमिक शिक्षा विभाग के जुलाई 2026 के कार्यालय आदेश में सामने आया है। यह आदेश उन कार्मिकों से संबंधित है जिन्हें 9 जुलाई 2026 के विभिन्न RajKaj आदेशों द्वारा एसीबीईओ-द्वितीय, सहायक निदेशक, सहायक परियोजना समन्वयक, प्रोग्राम अधिकारी तथा संदर्भ व्यक्ति जैसे पदों पर प्रतिनियुक्ति पर पदस्थापित किया गया।
आदेश में क्या निर्देश दिया गया है?
संबंधित अधिकारियों को निर्देश दिया गया है कि नवपदस्थापित कार्मिक को कार्यग्रहण करवाया जाए।
यदि उसके कारण एक ही पद पर दो कार्मिकों की पदस्थापन स्थिति उत्पन्न होती है, तो पहले से उस पद पर कार्यरत कार्मिक को संबंधित मुख्य जिला शिक्षा अधिकारी कार्यालय के लिए आदेशों की प्रतीक्षा में—APO—कार्य मुक्त किया जाए।
इस आदेश का व्यावहारिक अर्थ
| परिस्थिति | आदेश का प्रभाव |
|---|---|
| नया प्रतिनियुक्त कार्मिक पद पर उपस्थित होता है | उसका कार्यग्रहण केवल इस आधार पर नहीं रोका जाए कि पद पर कोई अन्य कार्मिक पहले से कार्यरत है। |
| एक ही पद पर दो कार्मिक हो जाते हैं | पहले से पद पर कार्यरत कार्मिक को संबंधित मुख्य जिला शिक्षा अधिकारी कार्यालय के लिए APO कार्यमुक्त किया जाए। |
| पूर्व कार्मिक के लिए नया पदस्थापन आदेश उपलब्ध नहीं है | वह आगामी आदेशों की प्रतीक्षा में APO स्थिति में मुख्य जिला शिक्षा अधिकारी कार्यालय में रहेगा। |
| पूर्व कार्मिक के पास अभिलेख, चाबियाँ या कार्यालयीय charge है | APO कार्यमुक्ति से पहले या उसके साथ विधिवत Charge Report एवं अभिलेख हस्तांतरण कराया जाना चाहिए। |
कार्यग्रहण और कार्यभार हस्तांतरण की संयुक्त प्रक्रिया
- नवपदस्थापित कार्मिक की Joining Report तारीख एवं समय सहित स्वीकार की जाए।
- संबंधित प्रतिनियुक्ति/पदस्थापन आदेश की सत्यता एवं पद का मिलान किया जाए।
- नए कार्मिक को पद का कार्यग्रहण करवाया जाए।
- पहले से पद पर कार्यरत कार्मिक से अभिलेख, स्टॉक, चाबियाँ, लंबित प्रकरण एवं डिजिटल भूमिकाओं का विधिवत charge लिया जाए।
- दोहरे पदस्थापन की स्थिति में पूर्व कार्मिक को मुख्य जिला शिक्षा अधिकारी कार्यालय के लिए APO कार्यमुक्ति आदेश दिया जाए।
- Charge Report, Relieving Order और APO आदेश की प्रतियाँ संबंधित controlling office, establishment branch एवं वित्तीय अधिकारियों को भेजी जाएँ।
- Shala Darpan, SSO, RajKaj, IFMS तथा अन्य digital roles का अधिकृत परिवर्तन कराया जाए।
क्या APO आदेश मिलने से पुराना कार्मिक स्वतः दोषी माना जाएगा?
नहीं। इस आदेश में APO का उद्देश्य दोहरे पदस्थापन की प्रशासनिक समस्या समाप्त करना और नवपदस्थापित कार्मिक को कार्यग्रहण करवाना है। पूर्व कार्मिक को APO किया जाना अपने आप में दंड, निलंबन अथवा misconduct का निष्कर्ष नहीं है।
APO अवधि का duty status, वेतन, आगे का पदस्थापन और समय-सीमा वर्तमान Appendix-IX, Rule 25A तथा सक्षम विभागीय आदेशों के अनुसार विनियमित होगी।
आदेश का RSR Charge Rules से संबंध
यह विभागीय आदेश कार्यग्रहण करवाने और double posting समाप्त करने की तत्काल administrative व्यवस्था देता है। इसके बाद पद से जुड़े records, वित्तीय दायित्व, stock, digital role और लंबित प्रकरणों का हस्तांतरण Rajasthan Service Rules Volume II के Appendix-I में समझाए गए Charge of Office सिद्धांतों तथा विभागीय प्रक्रियाओं के अनुसार किया जाना चाहिए।
नया कार्मिक कार्यग्रहण करेगा → पहले से कार्यरत कार्मिक charge सौंपेगा → double posting होने पर उसे CDEO कार्यालय के लिए APO कार्यमुक्त किया जाएगा → आगे की posting तक उसकी सेवा-स्थिति नियमानुसार विनियमित होगी।
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