राजकीय विद्यालयों में अभिलेख प्रबंधन की सम्पूर्ण गाइड | Record Management System in Rajasthan Government Schools (Part 1 to 10)

Part 1: Record Validity Classification | अभिलेखों की वैधता अवधि का वर्गीकरण

प्रस्तावना | Introduction

विद्यालयों में विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ (Records) सुरक्षित किए जाते हैं। ये दस्तावेज़ प्रशासनिक, शैक्षणिक, वित्तीय और न्यायिक दृष्टिकोण से अत्यंत महत्वपूर्ण होते हैं। प्रत्येक अभिलेख की एक निश्चित वैधता अवधि होती है जिसके आधार पर यह तय किया जाता है कि उसे कितने समय तक सुरक्षित रखना आवश्यक है।

अभिलेखों का वर्गीकरण | Classification of Records

वर्ग (Class)	Validity Period	उदाहरण (Examples)
वर्ग 1	1 वर्ष तक (Up to 1 Year)	छात्र प्रगति पुस्तिका, स्मरण पत्र, उत्सव अभिलेख
वर्ग 2	5 वर्ष तक (Up to 5 Years)	शुल्क रजिस्टर, छात्रवृत्ति रिकॉर्ड, उपस्थिति पंजिका
वर्ग 3	10 वर्ष तक (Up to 10 Years)	छात्रकोष रोकड़ बही, नियुक्ति दस्तावेज़, भवन अनुदान
वर्ग 4	30 वर्ष तक (Up to 30 Years)	शाला रजिस्टर, संस्थापन रिकॉर्ड, परीक्षा परिणाम
वर्ग 5	स्थायी (Permanent)	विद्यालय मान्यता, नक्शे, अनुदान आदेश, प्रमाण-पत्र

विशेष निर्देश | Special Instructions

• कुछ दस्तावेज़ जैसे वेतन बिल (35 वर्ष), स्थापना रजिस्टर (40 वर्ष) – विस्तारित वैधता रखते हैं।
• स्थायी अभिलेखों को कभी नष्ट नहीं किया जाना चाहिए।
• नष्ट करने की प्रक्रिया विभागीय अनुमोदन के अनुसार ही होनी चाहिए।

प्रशासनिक दृष्टिकोण | Administrative Significance

Records का विधिवत संधारण एक विद्यालय के सुचारू संचालन का आधार है। ये दस्तावेज़ विभागीय निरीक्षण, ऑडिट, RTI, और कोर्ट केस जैसे सभी अवसरों पर निर्णायक भूमिका निभाते हैं।

Final Tips & Call to Action

सभी प्रधानाचार्य, शिक्षकों और कार्यालय सहायकों को चाहिए कि वे विद्यालय स्तर पर Record Register और Validity Chart तैयार रखें।

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Part 2: Financial and Accounting Registers | वित्तीय एवं लेखा रजिस्टर

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प्रस्तावना | Introduction

सरकारी विद्यालयों में वित्तीय पारदर्शिता और जवाबदेही सुनिश्चित करने के लिए विविध प्रकार के लेखा व वित्तीय रजिस्टर बनाए जाते हैं। इनका उद्देश्य विद्यालय के आर्थिक लेन-देन को सुव्यवस्थित ढंग से दर्ज करना होता है।

1.1 वित्तीय एवम लेखा सम्बंधित रजिस्टर | Financial and Accounting Registers

• रोकड़ बही (Cash Book) – छात्रकोष एवं राज्यकोष हेतु अलग-अलग (GA 48)
• रसीद बुक रजिस्टर (Receipt Book Register) – समस्त प्राप्तियों की लेखा प्रविष्टि
• शुल्क प्राप्ति रजिस्टर (Fee Collection Register) – छात्रों से प्राप्त शुल्क का रिकॉर्ड
• बजट कंट्रोल रजिस्टर (Budget Control Register) – बजट आवंटन एवं व्यय का संधारण (GA 19)
• बिल रजिस्टर (Bill Register) – समस्त बिलों का लेखा विवरण (GA 59)
• कोष में जमा राशि रजिस्टर (Treasury Deposit Register) – (GA 58)
• यात्रा भत्ता रजिस्टर (TA Register) – विभागीय यात्रा खर्च (GA 98)
• चिकित्सा व्यय रजिस्टर (Medical Reimbursement) – चिकित्सा व्यय पूर्ति के लिए
• प्रतिभूति राशि रजिस्टर (Security Money) – छात्र/कर्मचारियों की जमानत राशि
• महालेखाकार आपत्तियाँ रजिस्टर – ऑडिट आपत्तियों का रिकॉर्ड
• डाक टिकट स्टॉक/व्यय रजिस्टर – (GA 114, GA 115)
• ऋण और अग्रिम रजिस्टर (Advance Register) – त्यौहार/पेशगी ऋण (GA 185, GA 53)
• एनकैशमेंट वाच रजिस्टर – भुगतान हेतु बिल निगरानी (GA 173)
• ड्राफ्ट/मनी ऑर्डर प्राप्ति व प्रेषण रजिस्टर – (GA 51, GA 103)
• अवितरित वेतन भत्ता रजिस्टर – (GA 102)
• डिटेल्ड बजट रजिस्टर – योजना-वार बजट प्रस्तुतिकरण

प्रमुख उद्देश्य | Key Objectives

• नियंत्रण और पारदर्शिता (Transparency & Control)
• वित्तीय उत्तरदायित्व सुनिश्चित करना
• ऑडिट/निरीक्षण हेतु प्रमाणिक दस्तावेज प्रदान करना

Administrative Insight | प्रशासनिक सन्दर्भ

हर वित्तीय दस्तावेज़ सरकारी लेखा परीक्षण एवं महालेखाकार ऑडिट में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। किसी भी प्रकार की गड़बड़ी से बचने हेतु अद्यतन रजिस्टर संधारित करना आवश्यक है।

Final Tips & CTA

यदि आपने ये सभी रजिस्टर व्यवस्थित कर लिए हैं, तो समझिए आपकी विद्यालय की लेखा प्रणाली उत्कृष्ट है। इन्हीं रजिस्टरों के आधार पर अनुदान, ऑडिट क्लीयरेंस और विभागीय रिपोर्ट तैयार होती हैं।

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Part 3: Establishment and Employee Registers | संस्थापन व सेवा संबंधित रजिस्टर

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प्रस्तावना | Introduction

राजकीय विद्यालयों में कर्मचारियों के सेवा अभिलेखों का संधारण अत्यंत महत्वपूर्ण होता है। इन अभिलेखों के आधार पर वेतन, पदोन्नति, पेंशन और प्रशासनिक निर्णय लिए जाते हैं।

1.2 संस्थापन व सेवा सम्बन्धी रजिस्टर | Establishment & Employee Service Registers

• कर्मचारी उपस्थिति रजिस्टर (Attendance Register) – रोज़ाना उपस्थिति दर्ज की जाती है (GA 159)
• संस्थापन रजिस्टर (Establishment Register) – विद्यालय में कार्यरत स्टाफ का संपूर्ण विवरण
• आकस्मिक अवकाश रजिस्टर (Casual Leave Register) – कर्मचारियों के आकस्मिक अवकाश का रिकॉर्ड (GA 160)
• वेतन वृद्धि रजिस्टर (Increment Register) – वार्षिक वेतन वृद्धि विवरण (GA 193)
• सेवा पुस्तिका/सेवा रोल (Service Book/Record) – प्रत्येक कर्मचारी के संपूर्ण सेवा विवरण हेतु
• पेंशन/ग्रेच्युटी/कम्युटेशन आवेदन रजिस्टर – सेवानिवृत्त कर्मचारियों हेतु (GA 152)
• वार्षिक कार्य मूल्यांकन रजिस्टर (ACR) – ACR रिपोर्ट का संधारण
• अनुशासनात्मक कार्रवाई रजिस्टर (Disciplinary Register) – किसी कर्मचारी पर की गई विभागीय कार्रवाई का विवरण

प्रमुख उद्देश्य | Core Purpose

• सेवा के प्रत्येक चरण का साक्ष्य प्रस्तुत करना
• विभागीय स्वीकृति व प्रमोशन के लिए आवश्यक दस्तावेज
• RTI, कोर्ट या विभागीय जांच हेतु पूर्ण रिकॉर्ड उपलब्धता

प्रशासनिक उपयोगिता | Administrative Importance

किसी भी कर्मचारी का विवाद हो, वेतन विवाद हो या पेंशन प्रकरण – इन रजिस्टरों के बिना कोई भी प्रमाण उपलब्ध नहीं हो सकता। इसलिए इनका अद्यतन रहना विद्यालय प्रमुख की ज़िम्मेदारी है।

Final Advice & CTA

सभी संस्थापकीय रिकॉर्ड विद्यालय में नियमानुसार सुरक्षित रखें एवं कर्मचारियों की सुविधा हेतु इन्हें पारदर्शी रखें।

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Part 4: Student Related Registers | छात्र संबंधित रजिस्टर

प्रस्तावना | Introduction

राजकीय विद्यालयों में छात्रों के प्रवेश, उपस्थिति, परीक्षा, स्थानांतरण, छात्रवृत्ति आदि से संबंधित दर्जनों रजिस्टर रखे जाते हैं। ये रजिस्टर छात्रों की अकादमिक यात्रा, अनुशासन व लाभों का प्रमाण होते हैं।

1.3 छात्र सम्बन्धी रजिस्टर | Student Related Registers

• छात्र उपस्थिति रजिस्टर (Attendance Register) – विद्यार्थियों की दैनिक उपस्थिति दर्ज की जाती है।
• स्कॉलर रजिस्टर (Scholar Register) – छात्रों के पूर्ण नाम, जन्मतिथि, प्रवेश, TC का रिकॉर्ड।
• परीक्षा परिणाम रजिस्टर (Exam Result Register) – परीक्षा में प्राप्त अंकों का वार्षिक रिकॉर्ड।
• स्थानांतरण प्रमाण पत्र रजिस्टर (TC Register) – स्कूल छोड़ने वाले विद्यार्थियों को जारी प्रमाण पत्र का रिकॉर्ड।
• छात्र प्रगति पुस्तिका (Progress Report) – मूल्यांकन की व्यक्तिगत पुस्तिका।
• छात्र दंड रजिस्टर (Discipline Register) – अनुशासनात्मक कार्रवाई हेतु रजिस्टर।
• शुल्क मुक्ति पुस्तिका (Fee Exemption) – जिन छात्रों को फीस में छूट दी गई है।
• पुस्तक परिग्रहण रजिस्टर (Book Acquisition) – पुस्तकालय हेतु प्राप्त पुस्तकों की सूची।
• पुस्तक इश्यू रजिस्टर (Library Issue) – छात्रों को दी गई पुस्तकों का रिकॉर्ड।
• छात्र ड्यूज रजिस्टर (Dues Register) – लंबित शुल्क या पुस्तक देनदारी का लेखा।

उपयोगिता | Importance

• प्रवेश से लेकर स्थानांतरण तक छात्र का पूरा ट्रैक
• शिक्षण गुणवत्ता और प्रगति का आकलन
• छात्रवृत्ति और RTI मामलों के लिए दस्तावेज़ी साक्ष्य

Administrative Tip | प्रशासनिक सलाह

विद्यार्थियों से संबंधित सभी रजिस्टर प्रत्येक सत्र के अंत में संकलित कर सुरक्षित रूप से संग्रहित किए जाएं। इनका अद्यतन आवश्यक है, विशेषकर परीक्षा और छात्रवृत्ति से जुड़े मामलों में।

Final Word & CTA

हर विद्यालय को चाहिए कि छात्रों से संबंधित दस्तावेज़ों की स्कैनिंग की व्यवस्था भी करे। यह डिजिटल युग की आवश्यकता है।

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Part 5: Teacher and Academic Registers | अध्यापक एवं शैक्षणिक रजिस्टर

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प्रस्तावना | Introduction

शैक्षणिक गुणवत्ता को बनाए रखने के लिए विद्यालयों में अध्यापकों से संबंधित रजिस्टरों का उचित रख-रखाव अनिवार्य है। ये रजिस्टर शिक्षण, मूल्यांकन और पर्यवेक्षण से संबंधित होते हैं।

1.4 अध्यापक एवं शैक्षणिक रजिस्टर | Teacher and Academic Registers

• सार्वजनिक परीक्षा अनुज्ञा रजिस्टर (Public Exam Permission Register) – जिन शिक्षकों को परीक्षा कर्तव्य हेतु अनुमति मिली हो।
• अध्यापक डायरी (Teacher’s Diary) – प्रतिदिन की शिक्षण योजना और निष्पादन का विवरण।
• प्रधानाध्यापक परिवीक्षण पुस्तिका (Principal's Supervision Book) – प्रधानाचार्य द्वारा शिक्षण कार्य का निरीक्षण।
• अध्यापक परीक्षा परिणाम रजिस्टर (Teacher-wise Result Register) – प्रत्येक शिक्षक के विषय की वार्षिक परीक्षा उपलब्धियाँ।

प्रमुख उद्देश्य | Core Objectives

• शिक्षण गुणवत्ता की निगरानी
• शिक्षकों की उत्तरदायित्व रिपोर्टिंग
• प्रशिक्षण व पदोन्नति हेतु आधार बनाना

महत्वपूर्ण तथ्य | Important Insight

यदि शिक्षक नियमित डायरी अपडेट करते हैं और पर्यवेक्षण पुस्तिका सजीव रहती है, तो विद्यालय की शैक्षणिक कार्यप्रणाली उत्कृष्ट मानी जाती है।

Final Remark & CTA

शिक्षकों के शिक्षण कार्यों की विश्वसनीयता तभी सिद्ध होती है जब उनके शैक्षणिक रजिस्टर अद्यतन एवं पारदर्शी हों।

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Part 6: General Office Registers & Visitor Records | कार्यालय रजिस्टर व आगंतुक अभिलेख

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प्रस्तावना | Introduction

विद्यालय प्रशासन में सुचारू संचालन के लिए अनेक सामान्य कार्यालय रजिस्टर बनाए जाते हैं। इनका उद्देश्य सूचना, आदेश, पत्राचार और आगंतुक अभिलेखों का व्यवस्थित संधारण है।

1.5 सामान्य कार्यालय रजिस्टर व आगंतुक अभिलेख | General Office & Visitor Registers

• आदेश सूचना रजिस्टर (Order/Notification Register) – प्राप्त आदेशों का क्रमबद्ध रिकॉर्ड।
• पत्रावली पुस्तिका (File Index Register) – प्रत्येक विषय की फाइल की प्रविष्टियाँ।
• पत्र-पत्रिका रजिस्टर (Official Letters Record) – समस्त सरकारी पत्र-पत्रिकाओं की प्रविष्टि।
• रजिस्टरों की विषयवार सूची (Register Index) – सभी रजिस्टरों की सूची एवं उपयोग।
• विद्यालय इतिहास रजिस्टर (School History Register) – स्थापना से लेकर वर्तमान तक की पूरी जानकारी।
• पुस्तकालय आगंतुक हस्ताक्षर रजिस्टर (Library Visitor Log) – पढ़ने आए छात्रों/शिक्षकों के हस्ताक्षर।
• पत्र प्राप्ति व प्रेषण रजिस्टर (Dispatch/Receipt) – डाक द्वारा प्राप्त व भेजे गए पत्रों का रजिस्टर।
• अभिदर्शक रजिस्टर (Visitor Book) – विद्यालय में आने वाले गणमान्य अथिति, अधिकारी आदि।
• पत्र वाहक रजिस्टर (Messenger Record) – पत्र ले जाने वाले का नाम, दिनांक, समय।
• निरीक्षण पुस्तिका (Inspection Book) – निरीक्षण करने वाले अधिकारी की टिपण्णी और हस्ताक्षर।

उपयोगिता | Importance

• प्रशासनिक निगरानी और पारदर्शिता में सहायक
• मूल्यांकन और प्रबंधन में सटीकता
• निरीक्षण व RTI हेतु सहायक दस्तावेज

प्रशासनिक सलाह | Administrative Advice

हर विद्यालय को चाहिए कि इन सामान्य रजिस्टरों को अद्यतन रखे और समय-समय पर निरीक्षण अधिकारी के हस्ताक्षर अवश्य लें।

Final Message & CTA

नियमित अद्यतन और निरीक्षण ही अच्छे विद्यालय प्रशासन की पहचान है।

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Part 7: Hostel Related Registers | छात्रावास संबंधित रजिस्टर

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प्रस्तावना | Introduction

राजकीय विद्यालयों के छात्रावासों में नियमित संचालन, निगरानी और पोषण गुणवत्ता सुनिश्चित करने हेतु कई प्रकार के विशेष रजिस्टर रखे जाते हैं।

1.6 छात्रावास सम्बन्धी पत्रिकाएं | Hostel Related Registers

• प्रवेश पंजिका (Admission Register) – छात्रावास में प्रवेश पाने वाले विद्यार्थियों की सूची।
• उपस्थिति पंजिका (Hostel Attendance Register) – छात्रों व कर्मचारियों की दैनिक उपस्थिति।
• रोकड़ बही (Cash Book) – छात्रावास से संबंधित नकदी लेन-देन का हिसाब।
• स्टॉक रजिस्टर (Stock Register) – रसोई और अन्य सामग्री की उपलब्धता का रिकॉर्ड।
• भोजनशाला लेखा (Mess Account Register) – भोजन खर्च, मेन्यू और राशन का लेखा-जोखा।
• आदेश/सूचना पंजिका (Notice Register) – सभी आधिकारिक सूचना व निर्देश।
• अभिदर्शक पंजिका (Visitor Log) – निरीक्षण हेतु आने वाले अधिकारियों का विवरण।
• स्वास्थ्य जांच पंजिका (Health Register) – छात्रों के स्वास्थ्य परीक्षण व दवा वितरण का रिकॉर्ड।
• प्रतिभूति राशि रजिस्टर (Caution Money Register) – जमा राशि व वापसी की स्थिति।

प्रमुख उद्देश्य | Key Objectives

• छात्रों की सुरक्षा व निगरानी
• स्वच्छता व स्वास्थ्य प्रबंधन
• भोजन व्यवस्था में पारदर्शिता

प्रशासनिक उपयोगिता | Administrative Utility

छात्रावास के संचालन की गुणवत्ता का आंकलन इन रजिस्टरों से किया जा सकता है। ये RTI व निरीक्षण के समय आवश्यक साक्ष्य भी होते हैं।

Final Remark & CTA

प्रत्येक छात्रावास अधीक्षक को इन सभी रजिस्टरों को समय पर अद्यतन करते रहना चाहिए।

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Part 8: Key Permanent Registers & Archival Record Rules | स्थायी रजिस्टर और अभिलेख संरक्षण नियम

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प्रस्तावना | Introduction

कुछ अभिलेख ऐसे होते हैं जिन्हें कभी भी नष्ट नहीं किया जाना चाहिए क्योंकि वे विद्यालय की स्थायी पहचान, सरकारी मान्यता, कानूनी प्रक्रिया और वित्तीय दायित्वों से संबंधित होते हैं।

1.7 स्थायी रजिस्टर व अभिलेख | Permanent Registers & Non-Destructible Records

• भवन के पट्टे/नक्शे (Building Maps & Leases) – संरचना संबंधी कानूनी दस्तावेज।
• फीस परिपत्र (Fee Circulars) – प्रत्येक सत्र की फीस निर्धारण की नीति।
• विद्यालय की मान्यता (School Recognition Documents) – विभिन्न बोर्डों व स्तरों से प्राप्त स्वीकृति।
• विद्यालय खोलने संबंधी आदेश (School Establishment Orders) – प्रारंभ की मूल अभिलेखना।
• कक्षा/परीक्षा/कक्षोन्नति संबंधी निर्णय (Promotion & Exam Rules) – मानक व रिकॉर्ड।
• अनुदान रिकॉर्ड (Grant Records) – प्राप्त अनुदान की प्रक्रिया व प्रयोग रिपोर्ट।
• विभागीय परीक्षा प्रमाण-पत्रों की सूची (Dept. Exam Certificates Log) – सभी कर्मचारियों के प्रमाणन दस्तावेज।

जो कभी नष्ट नहीं किए जाने चाहिए | Non-Destructible Records

• व्यय से संबंधित अभिलेख
• अपूर्ण परियोजनाओं के खर्च संबंधी दस्तावेज
• व्यक्तिगत विवादों से जुड़े अभिलेख
• स्थायी प्रकृति के सभी आदेश व निर्देश

विशेष अभिलेखों की अवधि | Special Record Durations

• स्थापना पुस्तिकाएं: 40 वर्ष
• फुटकर व्यय रजिस्टर: 5 वर्ष
• वाउचर: 3 वर्ष
• डिटेल बजट: 5 वर्ष
• वेतन बिल (राज्य कर्मचारी): 35 वर्ष

Final Note & CTA

राजकीय विद्यालयों को चाहिए कि सभी स्थाई व दीर्घकालीन रजिस्टरों की डिजिटल प्रतियाँ तैयार कर एक केंद्रीय रिकॉर्ड रूम में सुरक्षित करें।

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Part 9: Record Disposal & Archival Management | रिकॉर्ड समाप्ति व संग्रहण नियम

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प्रस्तावना | Introduction

रिकॉर्ड प्रबंधन केवल रजिस्टर रखना ही नहीं है, बल्कि समय आने पर उनकी समाप्ति व संग्रहण की सुव्यवस्थित प्रक्रिया भी उतनी ही महत्वपूर्ण है।

1.8 रिकॉर्ड समाप्ति प्रक्रिया | Record Disposal Process

• निर्धारित समयसीमा के अनुसार वर्गीकृत रजिस्टर – 1, 5, 10, 30 वर्षों तक सुरक्षित।
• समाप्ति से पूर्व दोहरा परीक्षण – विभागीय अनुमति के साथ अंतिम सत्यापन।
• विनष्टि प्रक्रिया – रजिस्टरों को नियंत्रित विधि से नष्ट करना (जलाना नहीं)।
• डिजिटल रिकॉर्डिंग – नष्ट करने से पूर्व स्कैन कर डिजिटल संग्रह में सुरक्षित रखना।
• अधिकारिक समिति द्वारा प्रमाणन – नष्ट रिकॉर्ड का पूर्ण दस्तावेजीकरण व सत्यापन।

1.9 अभिलेख संग्रहण दिशा-निर्देश | Archival Storage Guidelines

• स्थायी रजिस्टर को विशेष रिकॉर्ड रूम में रखें।
• डिजिटल स्कैनिंग कर गूगल ड्राइव/क्लाउड स्टोरेज में सुरक्षित करें।
• पानी, धूल, दीमक आदि से सुरक्षा हेतु बॉक्स फाइलों का प्रयोग करें।
• प्रत्येक रिकॉर्ड पर समाप्ति तिथि और वर्ग अंकित होना चाहिए।

प्रशासनिक महत्व | Administrative Significance

• RTI, कोर्ट केस, विभागीय जांच में सटीकता प्रदान करता है।
• कार्यालयीय स्थान की बचत और फाइलिंग में सुविधा।

Final Insight & CTA

हर विद्यालय को नियमित रूप से रिकॉर्ड समाप्ति योजना बनानी चाहिए। इससे प्रशासनिक दक्षता और पारदर्शिता में बढ़ोतरी होती है।

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Part 10: Final Summary, Legal Relevance & School Readiness Guide | संक्षेप, विधिक महत्व व विद्यालय तैयारी मार्गदर्शिका

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निष्कर्ष | Conclusion

विद्यालय अभिलेख न केवल प्रशासनिक प्रक्रिया का हिस्सा हैं, बल्कि न्यायिक, विभागीय और सार्वजनिक पारदर्शिता के लिए अनिवार्य स्तंभ हैं।

विधिक महत्व | Legal Relevance

• RTI अधिनियम के अंतर्गत अभिलेखों का सटीक रख-रखाव अत्यंत आवश्यक है।
• माननीय न्यायालय में प्रस्तुत साक्ष्यों के रूप में इनका प्रयोग होता है।
• वित्तीय ऑडिट और महालेखाकार निरीक्षण के लिए मूल आधार यही रिकॉर्ड होते हैं।

विद्यालय तैयारियाँ: एक चेकलिस्ट | School Readiness: A Smart Checklist

• ✓ प्रत्येक रजिस्टर के लिए Index Page बनाना।
• ✓ मासिक सत्यापन व हस्ताक्षर।
• ✓ डिजिटल बैकअप बनाना।
• ✓ रिकॉर्ड समाप्ति तिथि निर्धारित कर कैलेंडर बनाना।
• ✓ आगंतुक रजिस्टर में दैनिक प्रविष्टियाँ सुनिश्चित करना।
• ✓ रजिस्टरों को विषयवार कलर टैग से पहचान देना।
• ✓ लेखापरीक्षा हेतु कम-से-कम 3 वर्ष का रिकॉर्ड अलग फ़ोल्डर में रखना।

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