मंत्रालयिक कर्मचारियों के दायित्व एवं जॉब चार्ट
(Job chart of Ministerial Staff)
1. प्रकरण लिपिक के दायित्व एवं जॉब चार्ट
कार्यालय का लिपिकी कार्य कनिष्ठ लिपिक, वरिष्ठ लिपिक, कार्यालय सहायक द्वारा संपादित होगा। उनके निम्नांकित कर्तव्य एवं दायित्व होंगे:
- लिपिक प्रकरण डायरी का नियमित संधारण कर अनुभाग अधिकारी को प्रस्तुत करना।
- पत्रावलियों के रजिस्टर का संधारण करना।
- प्राप्त पत्रों को शीघ्र प्रस्तुत करें। पत्रों की प्रकृति के आधार पर निम्नांकित समय सीमा निर्धारण की जा सकती है:
- (अ) साधारण पत्र: 3 दिन की अवधि (अवकाश को छोड़कर) में पत्र अधीक्षक/अनुभाग अधिकारी को प्रस्तुत करना।
- (ब) तार/अर्द्ध शासकीय/आवश्यक पत्र: प्राप्ति के दिन ही प्रस्तुत करना।
- स्मरण डायरी का संधारण करना तथा प्रत्येक दिन कार्य प्रारंभ करने से पूर्व इसका अवलोकन कर स्मरण कराए जाने वाले प्रकरणों का स्मरण पत्र जारी करना।
- रिटर्न्स भेजने संबंधी सूचना अपने पास रखना।
- प्रारूप को तैयार कर अधीक्षक/अनुभाग अधिकारी को प्रस्तुत करना।
- प्रत्येक दिन कम से कम 10 पत्रों का निष्पादन करना।
2. टंकण लिपिक के दायित्व एवं जॉब चार्ट (Job chart of typing clerk)
- आवंटित किए गए कार्य को टंकित करना। सामान्यतया दोपहर से पूर्व प्राप्त प्रारूप उसी दिन एवं उसके बाद प्राप्त प्रारूप अगले दिन दोपहर से पूर्व टंकण करना।
- प्रतिदिन टंकित पत्रों का विवरण एक पंजिका में रखना तथा अधीक्षक के हस्ताक्षर अंत में कराना।
- असामान्य स्थिति में टंकण लिपिक को सामान्य लिपिक के कोई भी कार्य आवंटित किए जा सकेंगे।
- टंकण लिपिक को प्रतिदिन निम्नानुसार प्रारूपों में टंकण करना होगा:
- (अ) हिंदी टंकण: कम से कम 20 पृष्ठ प्रतिदिन (एक प्रश्न में 30 लाइन या 300 शब्द)।
- (ब) अंग्रेजी टंकण: कम से कम 25 पृष्ठ प्रतिदिन (एक प्रश्न में 30 लाइन या 300 शब्द)।
3. कैशियर के दायित्व एवं जॉब चार्ट (Job chart of Cashier)
प्रत्येक कार्यालय में एक लिपिक जिसे सामान्य वित्तीय लेखा नियम की जानकारी के साथ उसे शिक्षा निदेशालय द्वारा निर्धारित जमानत की राशि बंधक पत्र प्राप्त कर केस का कार्य सौंपा जाएगा। केशियर को निम्नांकित दायित्वों का निर्वहन करना होगा:
- प्रतिदिन प्राप्त एवं वितरित राशि का लेखा-जोखा रखना।
- रोकड़ राशि का मिलान कर दोहरे ताले में रखना जिसकी अंदर की चाबी स्वयं के पास व बाहर की चाबी कार्यालय अध्यक्ष के पास रखना। डबल लॉक को रोजाना रोकड़ निकालने के बाद मुहर बंद करना।
- जहां केशियर का कार्यभार कम हो, वहां उसे उक्त कार्य के अलावा अन्य लेखा संबंधी कार्य तथा सभी प्रकार के बिल बनाने, अंकेक्षण प्रतिवेदनों की अनुपालना एवं भंडार आदि अन्य कार्य भी दिए जा सकेंगे।
4. कार्यालय सहायक के दायित्व एवं जॉब चार्ट (Job Chart of Office Assistant)
सहायकों के द्वारा संपादित किए जाने वाले कार्य का विवरण निम्न है:
- सहायकों का कार्य अन्य लिपिक कर्मचारियों के समान है। अतः कार्यालय कार्य विधि के अनुसार प्रतिदिन प्राप्त 10 पत्रों का निष्पादन करना।
- कनिष्ठ लिपिक/वरिष्ठ लिपिक से सहायक वरिष्ठ स्तर का मंत्रालयिक कर्मचारी है। अतः उसे अधिक महत्वपूर्ण एवं जिम्मेदारी पूर्ण कार्य आवंटित किए जाने चाहिए।
- जिन कार्यालयों में अधिक्षकों के पद स्वीकृत नहीं है, उन कार्यालयों में सहायक वरिष्ठ लिपिकीय स्तर का कर्मचारी है अतः कार्यालय के महत्वपूर्ण कार्य में उससे राय ली जानी चाहिए।
- जिन कार्यालयों में अधिक्षकों के पद स्वीकृत नहीं और सहायकों के पद एक से अधिक है, उन कार्यालयों में एक वरिष्ठ कार्यालय सहायक को उसके मूल डीलिंग कार्य से कुछ सीमा तक छूट देकर लिपिकों के मार्गदर्शन, विशेष कार्य, डाक मार्किंग कार्य दिए जाएंगे।
- कार्यालय सहायक मंत्रालय के कर्मचारियों में वरिष्ठ कर्मचारी होते हैं। अतः साधारणतया उनसे टाइपिंग, डिस्पैच, रिसिप्ट, भंडार एवं रोकड़ जैसे संधारण कार्य नहीं कराए जाने चाहिए।
- सहायकों से वरिष्ठता, लीगल नोटिस, कोर्ट केस, अनुशासनात्मक कार्यवाही, नियुक्ति तथा महत्वपूर्ण ड्राफ्टिंग आदि जैसे अधिक महत्वपूर्ण कार्य संपादित करवाये जाने चाहिए और कम जिम्मेदारी के कार्य कनिष्ठ लिपिकों/वरिष्ठ लिपिकों से संपादित करवाये जाने चाहिए।
5. कार्यालय अधीक्षक के दायित्व एवं जॉब चार्ट
- (1) उपस्थिति: सुनिश्चित करना कि प्रत्येक लिपिक कार्यालय में कार्यस्थल पर उपलब्ध है तथा कार्यालय अवधि में पूरी तरह परिश्रम से राज्य कार्य गति से संपादित कर रहा है।
- (2) डाक प्राप्ति एवं उसका निपटारा:
- (अ) गुप्त एवं गोपनीय अंकित तथा अधिकारी के नामजद भेजे गए पत्रों को छोड़कर समस्त डाक अपनी उपस्थिति में खुलवाकर उसे पढ़कर विवरण सहित अपने लघु हस्ताक्षर कर अनुभाग अधिकारी का नाम अंकित करना।
- (ब) आवश्यक एवं महत्वपूर्ण पदों के लिए तथा किसी विशिष्ट विवरण को प्रस्तुत किए जाने वाले पत्रों हेतु एक विशेष विशेष पंजिका, निर्धारित प्रपत्र में संधारित करना।
- (स) गुप्त एवं गोपनीय पत्रों के लिए निर्धारित प्रपत्र में पृथक से प्राप्ति पंजिका संधारित करना।
- (3) अनुभाग के कार्य करने की प्रक्रिया:
- (अ) कार्य आवंटन: सुनिश्चित करना कि प्रत्येक के पास विचाराधीन पत्र अधिक संख्या में रहें। यदि पत्रों की संख्या उसके पास बढ़ रही है तो उसके निष्पादन की व्यवस्था करना।
- (ब) पत्रावली पंजिका: सुनिश्चित करना कि प्रत्येक प्रकरण लिपिक द्वारा पत्रावलियां उचित शीर्षक से खोली जाती है कि नहीं और उनमें ठीक प्रकार से विषय का उल्लेख है या नहीं।
- (स) प्रकरण लिपिक की डायरी: प्रत्येक लिपिक के कार्य एवं डायरी का प्रतिदिन अवलोकन करना।
- (द) विवरणिकाएं:
- कार्यालय के समस्त अनुभागों से प्राप्त या उनके द्वारा भेजी गई विवरणिकाओं की एक संकलित सूची का संधारण करना।
- समय पर भेजे जाने वाली सूचनाओं को निश्चित करना व भिजवाना।
- (य) परिवीक्षण: मास में एक बार प्रत्येक लिपिक के कार्य का निरीक्षण करना।
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