कार्यालय ज्ञापन क्या होता है? | हिंदी-अंग्रेज़ी प्रारूप, उदाहरण और सम्पूर्ण गाइड (2025)
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प्रस्तावना
कार्यालय ज्ञापन (Office Memorandum) किसी विभाग, कार्यालय या संस्था द्वारा जारी वह दस्तावेज होता है जिसके माध्यम से सूचना, निर्देश, स्पष्टीकरण या अनुशासनात्मक संदेश संबंधित अधिकारियों/कार्मिकों को भेजा जाता है। यह आदेश जैसा बाध्यकारी नहीं होता, लेकिन प्रशासनिक संप्रेषण का आवश्यक औपचारिक दस्तावेज होता है।
इस लेख में हम जानेंगे ज्ञापन की परिभाषा, प्रकार, हिंदी व अंग्रेज़ी प्रारूप और साथ ही 3 उपयोगी उदाहरण जो कार्यालय व परीक्षा दोनों में उपयोगी हैं।
विषय सूची (Table of Contents)
कार्यालय ज्ञापन क्या है? (What is an Office Memo?)
कार्यालय ज्ञापन एक प्रशासनिक नोट होता है जिसके माध्यम से वरिष्ठ अधिकारी या विभाग किसी निर्देश, सूचना, टिप्पणी या आंतरिक कार्रवाई की जानकारी अपने अधीनस्थों या अन्य अधिकारियों को भेजता है। यह सार्वजनिक आदेश नहीं होता, परन्तु आंतरिक क्रियाओं में अत्यंत प्रभावशाली होता है।
ज्ञापन के प्रमुख प्रकार (Types of Office Memos)
- 1. सूचना ज्ञापन (Information Memo)
- 2. स्पष्टीकरण ज्ञापन (Explanation Memo)
- 3. अनुशासनात्मक ज्ञापन (Disciplinary Memo)
- 4. टिप्पणीय ज्ञापन (Administrative Note Memo)
- 5. Internal Communication Memo (Office to Office)
ज्ञापन की सामान्य संरचना
- 1. कार्यालय शीर्षक (Office Name)
- 2. ज्ञापन संख्या व दिनांक (Memo No. and Date)
- 3. विषय (Subject Line)
- 4. संदर्भ (Reference if any)
- 5. मुख्य विवरण (Main Body of the Memo)
- 6. निष्कर्ष / निर्देश / सूचना
- 7. हस्ताक्षर, नाम, पदनाम
- 8. प्रतिलिपि (Copy to, if applicable)
हिंदी ज्ञापन प्रारूप (Memo Format in Hindi)
कार्यालय: जिला शिक्षा अधिकारी, माध्यमिक, जयपुर
ज्ञापन संख्या: डीईओ/माध्य/2025/268
दिनांक: 08 मई 2025
विषय: कार्यालय समय की अनुपालन संबंधी सूचना।
सभी सहायक शिक्षकों को सूचित किया जाता है कि विद्यालय समय प्रातः 10:00 बजे से अपराह्न 4:00 बजे तक निर्धारित है। किसी भी प्रकार की देरी अनुपस्थित मानी जाएगी।
आदेशानुसार,
हस्ताक्षर
जिला शिक्षा अधिकारी, माध्यमिक, जयपुर
English Memo Format
Office: Directorate of Local Bodies, Rajasthan
Memo No.: DLB/Admin/2025/102
Date: 08 May 2025
Subject: Regarding attendance compliance.
All clerical staff is hereby directed to report on duty by 09:30 AM sharp. Any delay beyond 10 minutes shall be treated as late attendance.
Issued by order,
Signature
Administrative Officer
Directorate of Local Bodies
3 उपयोगी ज्ञापन उदाहरण (Real Office Memos)
1. अनुशासनात्मक ज्ञापन
विषय: लगातार विलंब से उपस्थिति के संबंध में स्पष्टीकरण।
श्री ________, सहायक अध्यापक को सूचित किया जाता है कि आप विगत सप्ताह लगातार विद्यालय समय के 30 मिनट पश्चात उपस्थिति दर्ज करा रहे हैं। कृपया 3 कार्य दिवसों के भीतर स्पष्टीकरण प्रस्तुत करें।
2. सूचना ज्ञापन
विषय: ग्रीष्मकालीन अवकाश समयावधि।
विद्यालय में दिनांक 15 मई से 30 जून तक ग्रीष्मकालीन अवकाश रहेगा। इस अवधि में सभी शैक्षणिक गतिविधियाँ स्थगित रहेंगी।
3. कार्य सौंपने हेतु ज्ञापन
विषय: परीक्षा प्रभारी नियुक्ति।
श्रीमती ________ को कक्षा 10 की वार्षिक परीक्षा हेतु परीक्षा प्रभारी नियुक्त किया जाता है। वे उत्तरदायित्व का समय पर निर्वहन सुनिश्चित करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs)
- Q1: ज्ञापन और आदेश में क्या अंतर है?
✔ आदेश कानूनी रूप से बाध्यकारी होता है, ज्ञापन सूचना या निर्देशात्मक होता है। - Q2: क्या ज्ञापन भी कर्मचारी रिकॉर्ड में शामिल होता है?
✔ हाँ, विशेष रूप से अनुशासनात्मक ज्ञापन। - Q3: क्या ज्ञापन मौखिक रूप से दिया जा सकता है?
✔ नहीं, यह लिखित और प्रलेखित होता है। - Q4: क्या ज्ञापन पर प्रतिक्रिया देना अनिवार्य है?
✔ यदि उसमें स्पष्ट निर्देश हो, तो हाँ।
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कार्यालय आदेश और कार्यालय ज्ञापन में अंतर
| तत्व | कार्यालय आदेश (Office Order) | कार्यालय ज्ञापन (Office Memo) |
|---|---|---|
| 1. उद्देश्य | किसी निर्णय, निर्देश या कार्रवाई को अधिकारपूर्वक लागू करना | सूचना, निर्देश, स्पष्टीकरण या आंतरिक संप्रेषण देना |
| 2. बाध्यता | कानूनी रूप से बाध्यकारी (बाध्य आदेश) | प्रशासनिक जानकारी, बाध्यता वैकल्पिक |
| 3. विषय क्षेत्र | स्थानांतरण, पदोन्नति, नियुक्ति, कार्यभार ग्रहण आदि | अनुशासनात्मक चेतावनी, सूचना, टिप्पणी, निर्देश |
| 4. उपयोग | नवीन स्थिति लागू करना | पूर्व स्थिति स्पष्ट या अनुशासन बनाए रखना |
| 5. संबोधित | व्यक्ति विशेष या विभागीय समूह को | कार्यालय के भीतर अधिकारी या कर्मचारी |
| 6. उदाहरण | स्थानांतरण आदेश, पदोन्नति आदेश | स्पष्टीकरण ज्ञापन, सूचना ज्ञापन |
| 7. फॉर्मेट में भिन्नता | “Office Order” शीर्षक के साथ जारी | “Office Memorandum” या “ज्ञापन” शीर्षक से |
| 8. रिकॉर्ड में स्थिति | स्थायी फाइलिंग, सरकारी सेवा रिकॉर्ड में संलग्न | प्रायः अस्थायी/सूचनात्मक, लेकिन अनुशासनिक मामलों में संलग्न |
संक्षेप में कहें तो “आदेश” क्रियान्वयन हेतु होता है जबकि “ज्ञापन” सूचनात्मक/प्रशासनिक संवाद
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