📘 सूत्र संख्या 05: गोपनीय दस्तावेज़ों का संधारण एवं सुरक्षित प्रेषण प्रक्रिया
प्रशासनिक कार्यालयों में कई बार ऐसे दस्तावेज़ों का संचालन किया जाता है जो गोपनीय, अति गोपनीयगोपनीयतम
श्रेणी में आते हैं। ऐसे पत्रों/फाइलों का संधारण और प्रेषण सामान्य प्रक्रिया से बिल्कुल अलग और नियंत्रित होता है। ---🔐 गोपनीय दस्तावेज़ की श्रेणियाँ
- गोपनीय (Confidential): सीमित स्तर के लिए
- अति गोपनीय (Secret): विभाग प्रमुख/प्राधिकृत अधिकारी तक सीमित
- गोपनीयतम (Top Secret): केवल सरकार/प्रमुख सचिव/मुख्य अधिकारी तक
📦 संधारण प्रणाली
- गोपनीय फाइलों को सामान्य फाइलों से पृथक स्थान पर लॉक कर रखें
- फाइलों पर "गोपनीय" श्रेणी की स्पष्ट मुहर हो
- केवल अधिकृत अधिकारी/कार्मिक को ही एक्सेस अनुमत हो
- प्रत्येक गोपनीय फाइल की संख्या, तिथि, विषय और एक्सेस लॉग बनाएँ
📨 प्रेषण की सुरक्षित प्रक्रिया
- By Hand: पी.ए./कार्यालय सहायक द्वारा प्रमाणित रसीद सहित
- Registered Post: फाइलों की कॉपी पावती सहित
- सीलबंद लिफाफा: जिस पर गोपनीय श्रेणी की मुहर, "केवल प्राप्तकर्ता द्वारा खोला जाए" अंकित हो
🗃️ अनुशंसित रजिस्टर
- गोपनीय पत्र पंजी (Confidential Letter Register)
- गोपनीय फाइल मूवमेंट रजिस्टर
- रसीद रजिस्टर (Pavti Register)
🌐 ई-ऑफिस एवं RAJKAJ में गोपनीय दस्तावेज़
- eOffice: गोपनीय फाइलें केवल अधिकृत लॉगिन पर सीमित की जा सकती हैं
- RAJKAJ: गोपनीय टेम्पलेट का विकल्प, ट्रैकिंग ऑन/ऑफ नियंत्रण
लिंक: https://rajkaj.rajasthan.gov.in | https://eoffice.gov.in
---❗ अतिरिक्त निर्देश
- गोपनीय फाइलों को केवल निर्देश अनुसार ही खोलें
- यदि फाइल बाहर जाए, तो पावती फॉर्म पर हस्ताक्षर लें
- भ्रष्टाचार, ट्रांसफर, विभागीय जांच संबंधी फाइलों को अनिवार्यतः गोपनीय रखा जाए
❓ FAQs
Q1: क्या गोपनीय फाइल को विभाग प्रमुख के बिना खोला जा सकता है?
❌ नहीं, केवल अनुमत व्यक्ति ही देख सकता है।
Q2: क्या ईमेल से गोपनीय पत्र भेजा जा सकता है?
✔ तभी जब वह आधिकारिक सरकारी ईमेल ID से एन्क्रिप्टेड हो।
Q3: क्या गोपनीय फाइलों की सूची अलग रखी जाती है?
✔ हाँ, सुरक्षा हेतु अलग गोपनीय सूची अनिवार्य है।
📌 निष्कर्ष
गोपनीय दस्तावेज़ों की सुरक्षा केवल नीति नहीं, बल्कि उत्तरदायित्व का विषय है। एक छोटी चूक भी प्रशासनिक, कानूनी व गोपनीयता संकट उत्पन्न कर सकती है।
---Next: सूत्र संख्या 06 – सेवाकालीन अभिलेख संधारण (Service Record Management)
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