📘 सूत्र संख्या 04: डायरी, डेस्पैच और डाक संधारण प्रक्रिया
राजकीय कार्यालयों में पत्राचार के आदान-प्रदान की एक सुव्यवस्थित प्रणाली अनिवार्य होती है। इस प्रणाली में डायरी, डेस्पैच और डाक संधारण मुख्य आधार स्तंभ होते हैं। इनका सही संचालन न केवल कार्य पारदर्शिता को बढ़ाता है, बल्कि प्रशासनिक जवाबदेही को भी सुनिश्चित करता है।
---📓 डायरी प्रक्रिया क्या है?
डायरी: वह प्रक्रिया है जिसमें कार्यालय में प्राप्त या निर्गत प्रत्येक पत्र का क्रमबद्ध लेखांकन किया जाता है।
डायरी दो प्रकार की होती है:
- आवक डायरी: बाहर से आए पत्रों का क्रमबद्ध रिकॉर्ड
- जावक डायरी: कार्यालय से बाहर भेजे गए पत्रों का विवरण
आवश्यक कॉलम:
- क्रमांक
- प्राप्त/प्रेषण तिथि
- पत्र क्रमांक
- प्रेषक/प्राप्तकर्ता का नाम
- विषय
- कार्यालय टिप्पणी / हस्ताक्षर
📤 डेस्पैच प्रक्रिया (Dispatch System)
कार्यालय से पत्र निर्गमन के समय उसकी सूचना, संख्या, माध्यम, तिथि व प्राप्तकर्ता का विवरण जिस रजिस्टर में दर्ज किया जाता है, वह डेस्पैच रजिस्टर कहलाता है।
डेस्पैच रजिस्टर के कॉलम:
- डेस्पैच क्रमांक
- दिनांक
- पत्र विषय
- प्राप्तकर्ता का नाम/पता
- डाक माध्यम (हस्त, रजिस्ट्री, स्पीड पोस्ट, ईमेल)
- भेजने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर
📮 डाक संधारण प्रणाली (Postal Management)
सरकारी कार्यालयों में डाक का संधारण निम्न प्रकार से किया जाता है:
- डाक बुक: जिसमें भेजी गई रजिस्ट्री/स्पीड पोस्ट का विवरण होता है
- पावती संधारण: रजिस्ट्री/डाक की पावती फाइल में संलग्न होती है
- ट्रैकिंग: पोस्ट ऑफिस की वेबसाइट / मोबाइल ऐप से ट्रैकिंग की जाती है
टिप: प्रत्येक डाक की रसीद, ट्रैकिंग नंबर और डिलिवरी पुष्टि सुरक्षित रखी जाए।
---🔗 सरकारी दिशा निर्देश और डिजिटल प्रणाली
---📘 अनुशंसित रजिस्टर
- आवक डायरी रजिस्टर
- जावक डायरी रजिस्टर
- डेस्पैच रजिस्टर
- डाक बुक / पावती रजिस्टर
❓ FAQs
Q1: क्या ईमेल से भेजे गए पत्रों को भी डायरी करना चाहिए?
✔ हाँ, ईमेल पत्र भी जावक डायरी में दर्ज होने चाहिए।
Q2: क्या हस्त (By Hand) पत्रों का रजिस्टर अनिवार्य है?
✔ हाँ, पावती सहित हस्त पत्रों का भी रजिस्टर आवश्यक है।
Q3: स्पीड पोस्ट के ट्रैकिंग का प्रमाण कैसे रखा जाए?
✔ उसकी स्क्रीनशॉट या PDF पावती को फाइल में संलग्न किया जाना चाहिए।
📌 निष्कर्ष
डायरी और डेस्पैच की सशक्त प्रणाली से कार्यालयीय पत्राचार की गंभीरता, गति और सटीकता को बनाए रखा जा सकता है। यह प्रणाली न केवल पत्रों का लेखा-जोखा देती है, बल्कि प्रशासनिक उत्तरदायित्व की रीढ़ भी है।
---Next: सूत्र संख्या 05 – गोपनीय दस्तावेज़ों का संधारण एवं सुरक्षित प्रेषण
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